Ermitteln Sie den Videokonferenzbedarf Ihres Unternehmens

An wen richtet sich dieses Whitepaper?
Dieses Whitepaper befasst sich mit Fragen, Problemen und Lösungen, die gemeinhin in oberster Führungsebene unter CMO, CFO, COO und CEO diskutiert werden. Es beschreibt Videokonferenzen nicht nur aus technologischer Sicht.

Annahmen
Der Erfolg eines Videokonferenzprojekts steht und fällt mit dem Verständnis einiger essenzieller Grundvoraussetzungen:

Ihr Budget kann nicht Null sein: Ein Return on Investment kann per definitionem nur auftreten, wenn auch eine Investition getätigt wird – es gibt keine Freeware oder Open Source-Alternative. Skype und vergleichbare Kandidaten fallen nicht in 
die Kategorie professioneller Tools. Videoconferencing ist ein tragfähiges, bewährtes Geschäftsmodell mit einer soliden Erfolgsbilanz. 

Neffen, Nachbarssöhne und Freunde von Freunden liefern Ihnen keine adäquaten Lösungen. Videokonferenz-Technologien erfordern umfangreiches Wissen über IT und AV sowie verschiedene andere Geschäftsprozesse – zertifizierte Videokonferenz-Fachleute sind in der Beratung und im Umgang mit den entsprechenden Technologien umfangreich ausgebildet und geprüft. Ohne tägliche Auseinandersetzung mit der Materie ist eine Beratung im Bereich professioneller Videokom-
munikation unmöglich. 

Das Timing ist entscheidend: Manche Projekte nehmen bis zum Take-off weit über ein Jahr in Anspruch – kontraproduktiv! Wertvolle Zeit kann eingespart, und Einsparungen sofort realisiert werden. Wenn der Bedarf akut ist, müssen Entscheidungen getroffen werden. Es gibt nur sehr wenige realistische Argumente, einen ersten Einsatz ewig aufzuschieben. 

Service ist zwingend notwendig: Videoconferencing erfordert Hardware, Software und Service zusammen – Ihr Service Level Agreement bestimmt den Grad der Zusammenarbeit zwischen dem Anbieter und Ihrer Organisation. Um Ihre Software auf dem neuesten Entwicklungsstand und Ihre Hardware fit zu halten, ist zumindest ein Mindestmaß an Service erforderlich. 

So ernüchternd es klingt: Die o.g. Punkte sind die Mindestvoraussetzung für Ihr erfolgreiches Projekt – und eine erfolgreiche Partnerschaft mit einem leistungsfähigen Anbieter professioneller State of the Art-Kommunikationslösungen. Videokonferenz-Spezialisten werden häufig aufgefordert, die Preisdifferenz ihrer Produkte zu gebührenfreien Modellen wie Skype o.ä. zu rechtfertigen – die Lektüre dieses Dokuments wird Ihnen den Mehrwert einer professionellen Lösung vor Augen führen. 

Videoconferencing litt lange unter dem Stigma, nur eine weitere, sich niemals auszahlende Investition in Managementinstrumente darzustellen – zu Unrecht: Bereits seit den achtziger Jahren werden durch Videokonferenzen weltweit enorme Zeit- und Kosteneinsparungen sowie deutliche ROIs erwirtschaftet. Viele Unternehmen beschreiben Videokommunikation als ihre „sichtbarsten“ Kostensparer. 

Viele Unternehmen sind das Thema allerdings falsch angegangen, und Lösungen landen in Schreibtischschubladen.

Eine Umfrage zeigt:
Etwa 1.700 von insgesamt 2.000 interviewten Unternehmen 
beschreiben ihr Video-Projekt als erfolgreich – und wären aufgrund deutlicher Kosteneinsparungen kurzfristig bereit, erneut zu reinvestieren. 14,2 % hingegen – und das ist deutlich zu viel – haben derart schlechte Erfahrungen gemacht, dass sie laut eigenen Angaben zu weiteren Ausgaben nicht mehr bereit wären.

Die insgesamt häufigste Antwort: Einige spezifische Geschäftsreisen wurden von der Geschäftsführung durch Videokonferenzen ersetzt.

Rund 40% attestieren, dass Videokonferenzen zumindest ihren Zweck erfüllen, d.h. eine Reise zwischen A und B ersetzen können – und bestätigten gleichzeitig, dass bei richtigem Einsatz auch mehr erreicht werden könnte.

Für exakt 10% der Befragten ist Videoconferencing effektiv, effizient und macht Spaß: Die Erwartungen dieser Gruppe wurden weit übertroffen!

Weitere 20% würden wieder kaufen, bei einer Neuinvestition jedoch alles anders machen: Für sie ist Videokonferenz zwar ein leistungsfähiges Tool im täglichen Geschäftsbetrieb, die derzeitige Implementierung bzw. Nutzungsweise jedoch noch verbesserungswürdig.

Knapp 16% sind sogar sehr zufrieden – und können sich ihren Geschäftsalltag nicht mehr „ohne“ vorstellen. Die Glücklichsten unter ihnen kauften nicht nur initial bei einem Spezialisten – sondern beziehen gleichzeitig Managed Services dazu. Diese Gruppe steht für exakt 10% der Gesamtstichprobe. 

Überhaupt nicht zufrieden: 14.2%, Eher zufrieden: 40.6%, Zufrieden: 29.6%, Sehr zufrieden: 15.7%

Der graublaue Bereich der Grafik macht ca. 70% der Stichprobe aus – hier existiert noch viel Potenzial für Verbesserungen. Die dunkleren Flächen, mit rund 16%, stehen für bereits höchste Zufriedenheit. Konzentrieren wir uns auf den orangen Bereich – nach ihren „Pain Points“ befragt, antworten Teilnehmer aus dieser Gruppe am häufigsten (in zufälliger Reihenfolge):

Häufig geantwortet:

• zu wenig Budget für Videokonferenzen zugeordnet
• Videokonferenzen wurden nicht erklärt
• Technologie zu schwierig
• schlechte Qualität, andere Methoden werden bevorzugt
• Anlagen oder Räume sind nicht zugänglich
• keine Richtlinien für Videokonferenzen
• keine Ausfallsicherung vorhanden 

Ebenfalls, jedoch weniger häufig genannt: 

• Lizenzen nur für eine bestimmte Anzahl von Sitzungen gekauft
• Videokonferenzen sind peinlich, langweilig, nicht sexy oder dumm 

Vertraute Antworten – und für Spezialisten nicht verwunderlich:  Videoconferencing ist eine Wissenschaft für sich und kann nur erfolgreich sein, wenn gewisse Parameter festgelegt und eingehalten werden. 

In vielen Negativbeispielen wurde in Videoconferencing investiert, um vorhandene Budgets auszulasten: Ein Boardroom kostete nur 90 statt kalkulierter 100 Tsd. €, der Anbieter legte kurzerhand noch ein Videokonferenz-Set dazu – ein klassisches Beispiel für ein zu geringes Videokonferenz-Budget. Viele Konferenzräume wurden mit billigen Displays, meterweise im Raum verteilten Kabeln und ungeschickt angebrachten Kameras oder anderem Equipment ausgestattet. „Peinlich“, „nicht sexy“ – und nur ein weiteres Beispiel. 

Zahlreiche Anwender wissen schlichtweg nicht, wie ihre Geräte richtig bedient werden – und können folglich auch die Technologie nicht erfahren. Gerade bei älteren Produkten finden häufig noch Fernbedienungen mit einer unglaublichen Vielzahl an Knöpfen Verwendung – mit unklaren Funktionen und unbekannten Icons, die auf unverständliche Menüs verweisen.

Betrachten wir eine typische AV-Installation hinsichtlich ihres Investitionsbudgets.
Displays (Bildschirme und Beamer, verschiedene Räume) 45.000 €
Soundsystem, inkl.. PA und Zuschauerraum18.700 €
Digital Signage24.700 €
Lichtsystem (inkl. Dimmer, verschiedene Räume)19.400 €
Steuerung (zentral) 11.300 €
Videokonferenz-System (Boardroom) 7.800 €

Die genannten Zahlen sind reale Beträge, die Unternehmen durchschnittlich in Multipurpose-Präsentationstechnik 
investierten. Mit dem Erscheinen großer Displays wurde Videoconferencing eine Option, diese zu rechtfertigen, während imposanter Sound und luxuriöse Steuerung in erster Linie Repräsentationszwecken geschuldet sind. 

Was die Präsentationstechnik anbelangt, ist an diesem Schema nichts auszusetzen – es ist jedoch schwer nachzuvollziehen, warum Unternehmen durchschnittlich 11.300 € für ein Steuerungssystem ausgeben, mit dem zwar ein Lichtermeer inkl. Gardinen kontrolliert, jedoch keine Videokonferenzanlage bedient werden kann. Das mag banal klingen – in 9 von 10 
Installationen, die von IT- oder AV-Anbietern, sog. „Alleskönnern“ durchgeführt werden, ist es jedoch Realität. 

Wird eine Videokonferenz-Installation minderwertig ausgeführt, wird die Auslastung entsprechend gering sein. Soweit plausibel – das Gleiche gilt aber auch für Trainings, Schulungen und die fundierte Einweisung der gesamten internen Organisation. Viele Unternehmen installieren Videokonferenzsysteme, ohne ihre Mitarbeiter überhaupt davon in Kenntnis zu setzen.  

Werden Videokonferenzen nicht vernünftig erklärt und die betroffenen Mitarbeiter nicht instruiert und motiviert, diese zu nutzen, kann das Ergebnis verheerend sein: Beim ersten Meeting kann und wird vermutlich jede Menge schiefgehen. 
Displays gehen nicht an, Verbindungen werden nicht aufgebaut, die Qualität ist schlecht oder Multipoint funktioniert nicht.

Dann wird es schwierig, auf Fragen wie "Warum haben wir das gekauft?", "Warum war das so teuer?", "Warum soll ich nicht einfach Skype nehmen?" oder "Warum ist das so kompliziert?" zu antworten.

Bleiben wir optimistisch und konzentrieren uns darauf, wie Ihre Installation ein Erfolg wird. Dazu bedarf es ein paar logischer Schritte, die lange vor einem tatsächlichen Kauf anstehen – und die Verhandlung mit dem Anbieter deutlich einfacher machen. Für ein sauber definiertes Anforderungsprofil und genug Hintergrundwissen für ein Verkaufsgespräch braucht es sieben Schritte, die im Folgenden ausführlich erklärt werden:

1. Analysieren Sie das eigentliche Problem – definieren Sie die Herausforderung.
2. Diskutieren Sie die Herausforderung mit Ihrem Projektteam.
3. Nutzen Sie Ihre Phantasie: Definieren Sie "Must Haves" und "Nice To Haves".
4. Definieren Sie die echten Business-Treiber.
5. Operationalisieren Sie Kennzahlen.
6. Entwerfen Sie Szenarios und ein (vorläufiges) Budget.
7. Studieren Sie den Markt – und bereiten Sie eine Anfrage vor.

Zunächst jedoch noch einige Informationen, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Parameter zu definieren und Vorbereitungen zu treffen. 

Was muss ich über Videoconferencing wissen?

Videoconferencing ist eine Kommunikationsbranche für sich. Die Welt der Videokonferenzen beinhaltet Produktion, 
Consulting, Engineering und viele Vertriebs-und Support-Profis. Die globalen Ausgaben für Videokonferenzen überschreiten auf jedem Kontinent Milliarden – wäre Videoconferencing ein Land, hätte es in etwa das Bruttoinlandsprodukt eines Staates wie Nicaragua oder die Bahamas. 

Videoconferencing hat verschiedene Namen, die alle das Gleiche meinen – es gibt weder exakte Definitionen oder 
herstellergeschützte Bezeichnungen. Die geläufigsten sind:

• Videokonferenz
• Telekonferenz
• Konferenzanrufe (obwohl meist auf Telefonkonferenzen bezogen)
• Telepresence
• Videotelefonie
• VC
• Webconferencing 

Die verschiedenen Bezeichnungen werden zufällig und wild durcheinander verwendet – Schuld hat die Branche selbst, die zu wenig Augenmerk auf eine einheitliche Namensgebung setzt. Neuere Begriffe wie „Webconferencing“ weisen auf das Internet und Anwendungen hin, die dessen Kapazitäten nutzen. Grundsätzlich spricht man von „Videoconferencing“, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind: 

• HD-Qualität
• Einsatz entsprechender Ausrüstung (Kamera, Display und Mikrofon)
• Interoperabilität mit allen Plattformen
• Content Sharing und Mehrpunktkonferenzen möglich 

Dienste wie Skype u.a. fallen aufgrund der fehlenden Interoperabilität mit Legacy-Systemen nicht hierunter. Darüber hinaus stellen sie ein Risiko für Ihre Sicherheit und Privatsphäre dar. Es existieren zwar vereinzelt Gateway-Angebote zu Interoperabilitätszwecken, angesichts ihrer mangelnden Qualität und Stabilität sind jedoch auch diese nicht akzeptabel. 

HD-Qualität - ein Muss 

Seit der US-Hersteller Lifesize im Jahr 2005 erstmalig Videoconferencing auf HD-Basis auf den Markt brachte, hat sich daraus ein universeller Standard entwickelt. HD nutzt mit bis zu 1920 x 1080 Pixeln die volle Kapazität der neusten Display-Generationen aus. Im Gegensatz zu alten Fernsehgeräten handelt es sich um eine Technologie mit progressiver Abtastung, wodurch 720 bzw. 1080 neue Bildzeilen bis zu 60-mal pro Sekunde generiert werden. HD bietet deutlich mehr Schärfe, Klarheit und Farbechtheit als herkömmliche TV-Geräte. 

Dabei stehen verschiedene Auflösungen und Abtastraten zur Auswahl: 

HD 1.280 x 720 (auch 720p oder 720p30)
HD 1.280 x 720p60 (auch 720p60)
Full HD 1.920 x 1080 (auch 1080p oder 1080p30)
Full HD 1.920 x 1.080p50 (oder 1.080p60) 

Full HD bietet eine noch bessere Qualität, je nach TV-Standard sind entweder 24/30 oder 50/60 Bilder pro Sekunde möglich. Entscheidend ist, dass das gesamte Equipment (Display, Kamera, Videosystem) diese Auflösung unterstützt – nur wenn 
beide Videokonferenzparteien diese Standards einhalten, lässt sich ein optimales Ergebnis erzielen.  

Geeignetes Equipment
Wie bereits erwähnt, benötigt Videoconferencing geeignetes Equipment. So seltsam es klingt: Auch bei Videokonferenzen bleibt die Stimme einer der wichtigsten Faktoren. Eine gute Audio-Ausstattung (Lautsprecher und Mikrofon) ist deshalb entscheidend – Echo, Clipping und Rauschen gehören nicht in eine moderne Videokonferenz. Ebenso wichtig ist die Kamera: Für Webkonferenzen über einen Desktop-Rechner ist es mit einer einfachen 10 €-Webcam nicht getan, Gleiches gilt für integrierte Kameras von Notebooks oder iPads. Einzig das iPad 3 sowie aktuelle Macbooks erfüllen die Basisvoraussetzungen für ernsthafte Videokonferenzen. 

Videokonferenz-Komplettsysteme verfügen über eigene Kameras. Einige wenige Systeme sind Kamera-agnostisch, aber auch hier gilt als Empfehlung mindestens eine Logitech High-End Webcam, eine Cisco Precision HD oder eine Sony eVI-HD. Die meisten chinesischen PTZ-Modelle (Pan, Tilt, Zoom) erfüllen zwar ihren Zweck, bieten jedoch nicht die gewünschte Zuverlässigkeit. 

Ein weiterer Faktor für ein gelungenes Videokonferenz-Erlebnis ist ein professionelles Display. Zwar lässt sich im Grunde jeder Flatscreen nutzen, professionelle Anbieter haben jedoch klare und begründete Präferenzen, was den Hersteller angeht: Dabei geht es um Service, Zuverlässigkeit und Kompatibilität. (Viele Videokonferenzsysteme verfügen über zwei Displays. Wenn Sie Consumer-Modelle verwenden, erhalten Sie bei einem Defekt möglicherweise auch ein Austauschgerät – im besten Falle jedoch mit Farb- und Kontrastabweichungen, im schlimmeren Fall auch in einer anderen Größe.) 

Dienste und Protokolle
Videokonferenzen verwenden zwei Kommunikationsstandards, die von der ITU (International Telecommunications Union) anerkannt sind: SIP und H.323. Diese Standards stellen sicher, das Videosysteme folgendes können: 

• Ein anderes System unabhängig von Marke und System-Typ anrufen
• Video, Sprache und Daten gleichzeitig in einer Sitzung austauschen 
• flexible Layouts (Präsentation auf dem einen/Gegenstelle auf dem anderen Bildschirm, Picture In Picture etc.)
• sichere Verbindungen
• Teilnahme an Mehrpunktkonferenzen 

Alle führenden Hersteller bieten SIP- und H.323-Konformität. Einige von ihnen wurden bereits genannt, insgesamt sind derzeit auf dem Markt erhältlich: 

• Avaya (Radvision & Aethra)
• Cisco (Tandberg) 
• Huawei 
• Lifesize 
• Panasonic
• Polycom 
• Sony 
• StarLeaf 
• Vidyo 
• ZTE

Aus dieser Liste stammen 99% der aktuell verkauften Videosysteme. Obwohl Sony und Panasonic sehr bekannte Marken sind, haben beide große Schwierigkeiten, sich auf dem Videokonferenz-Markt zu etablieren: Ihr gemeinsamer Marktanteil beträgt nicht einmal 3%. Fehlende Infrastruktur-Lösungen sowie die begrenzte Verbreitung in bestimmten Ländern machen es diesen Industriegiganten schwer, sich in der Branche zu behaupten. 

Eines der größten Unternehmen der Liste ist Huawei – als chinesisches Staatsunternehmen gelangen jedoch nur wenige Zahlen nach außen. Obwohl sich in nahezu jedem Telekommunikationsprodukt weltweit irgendein Bauteil aus dem Hause Huawei findet, sind die Marktanteile des Konzerns weitestgehend auf China begrenzt. 

Gleiches gilt für ZTE, in jeder Hinsicht eine „kleinere Version“ von Huawei: ZTE Video-Equipment ist in erster Linie für den südost-asiatischen Markt konzipiert und wird auch unter dem Namen „Kedakom“ vertrieben. 

ZTE und Huawei haben keine globale Service Policy – und werden kein in Europa gekauftes Produkt supporten oder 
reparieren. Für ein business-kritisches Kommunikationssystem kommen daher beide nicht als ernsthafte Partner in Frage.

Services und Equipment mit Multipoint- und Content Sharing-Funktionalität
Alle Videokonferenz-Geräte verfügen über eine Content Sharing-Funktionalität. Der Begriff wird häufig missverstanden: Beim Content Sharing werden keine Dateien an die Gegenstelle gesendet, sondern nur deren „Ansicht“ übertragen, um Ideen und Präsentationen zu teilen. Es ermöglicht nicht das simultane Arbeiten in Dokumenten – hierfür bedarf es 
zusätzlicher Software. Beim Content Sharing ermöglicht das zugrunde liegende Protokoll (h.239) einem Teilnehmer, 
eine Videokonferenz aufzubauen, ein Notebook anzuschließen und den Bildschirm bzw. dessen Inhalte mit Teilnehmer B 
zu teilen. Videoconferencing ist die sicherste Art, Ihre Daten zu präsentieren – sie werden weder dupliziert, noch 
zwischengespeichert.

Entwürfe, Ideen, Prototypen oder Zahlen lassen sich so auf einfachste Weise rund um den Globus präsentieren und mit Kollegen teilen. Dafür verfügen Videosysteme über verschiedene Layout-Optionen: Gesprächspartner im großen Fenster, Präsentation im kleinen, beide gleich groß oder umgekehrt … Content Sharing ist ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit.

Gleiches gilt für die Multipoint-Funktionalität, mit der Gespräche zwischen mehr als 2 Parteien möglich werden. Stellen Sie sich vor, die Geschäftsführung in Berlin hat ein Meeting mit der Forschungsabteilung in Delhi, mit der Produktion in Hongkong und dem Vertrieb in Brüssel… eine Multipoint-Videokonferenz ermöglicht es, all diese Standorte an einen Tisch zu bringen. Jeder Teilnehmer kann wiederum sein eigenes Layout wählen: Der eine präferiert vier gleich große Fenster, der andere sieht gern den Manager größer – oder bevorzugt es, sich den gerade sprechenden Teilnehmer automatisch 
großschalten zu lassen.

Für diese Features werden bestimmte Protokolle benötigt – einige Geräte haben Multipoint integriert, andere hingegen werden über eine externe Multipoint Control Unit (MCU) im Netzwerk angebunden.

Weitere "Must-knows"
Wenn Sie sich für Videokonferenzen als strategisches Kommunikationsmittel Ihrer Organisation entscheiden, müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen: 

• Videokonferenzen benötigen Bandbreite und eine entsprechende Netzwerkkonfiguration
• Wie jedes andere Kommunikationsprodukt benötigen auch Videokonferenzen Service
• Adoptions- und Nutzer-Trainings sowie klare Richtlinien werden dringend empfohlen 

Videosysteme senden und empfangen synchron – die meisten regulären Internetverbindungen haben jedoch eine deutlich höhere Down- als Uploadkapazität. Es ist daher entscheidend, Videoconferencing die entsprechende Bandbreite zuzuweisen. Die meisten Systeme benötigen zwischen 768 Kbps und 1 Mbps, um in HD flüssig zu übertragen, und korrigieren bei zu knapper Bandbreite auf die max. mögliche Auflösung herunter. Für ein optimales Ergebnis empfiehlt sich in jedem Fall eine angemessen hohe Bandbreite.

Ebenso wichtig ist die entsprechende Netzwerkkonfiguration: Die meisten Konstellationen erfordern eine fixe IP-Adresse, einige Netzwerkgeräte auch eigenen Speicherplatz sowie gewisse Firewall-Modifikationen. Videokonferenz-Spezialisten 
arbeiten eng mit Ihren IT-Managern zusammen, um eine reibungslose Funktion und sichere Umgebung zu gewährleisten.

Wartung und erweiterte Garantie sind eine Möglichkeit, Ihr Investment zu schützen – jedoch nicht der einzige Grund, 
warum Videoconferencing regelmäßig im Rahmen von Standardverträgen betrieben wird: Software-Komponenten müssen stets kompatibel und aktuell gehalten werden, um einen sicheren, stabilen und hochqualitativen Betrieb zu gewährleisten. Dazu benötigen Sie ein Service Level Agreement, das Software-Updates (Bug Fixes, kleinere Änderungen, Security 
Patches), Software-Upgrades (neue Versionen, verbesserte Funktionen, grundlegende Änderungen) sowie Austausch- bzw. 
Reparatur-Services abdeckt.

Ein echter Videokonferenz-Spezialist wird Ihnen zusätzliche Services anbieten, die sowohl den laufenden Betrieb deutlich verbessern als auch den ROI erhöhen bzw. beschleunigen – zum Beispiel Network Monitoring, Konferenz- und Set Up-Services, Reports und Statistiken, Help Desks oder Network Hosting.

Je nach Anzahl installierter Geräte und Anforderungen an ein spezifiziertes Call Routing benötigen Sie unter Umständen weitere Infrastrukturkomponenten. Ein Spezialist kann Ihnen dafür sowohl On Premise- als auch cloudbasierte Lösungen bieten. Nachfolgend ein kurzes Beispielszenario – einmal ohne, einmal mit Infrastrukturkomponenten. 

1. Unternehmen X installiert 10 Videosysteme an 10 verschiedenen Standorten (ohne Infrastruktur): 

• jedes System benötigt eine eigene, fixe IP-Adresse
• jedes System kann über diese spezifische Adresse angewählt werden 
• jedes System benötigt eine integrierte MCU für Multipoint-Konferenzen 
• jedes System muss individuell gemanagt werden
• Adressbücher müssen manuell verwaltet werden 

Mit Infrastrukturkomponenten (in der Regel modular erweiterbar) ändert sich das Szenario wie folgt:

Jedes System kann eine logische Bezeichnung – Name, Nummer oder Adresse, z.B. boardroom@unternehmen-x.de – 
erhalten und darüber angewählt werden.

• eine zentrale MCU ermöglicht Mehrpunktkonferenzen für alle Geräte
• ein ISDN-Gateway ermöglicht es, auch „alte“ ISDN-Nummern anzuwählen
• alle Systeme können zentral gemanagt und Adressbücher zentral verwaltet werden
• System Monitoring, Trouble Shooting und Support sind deutlich einfacher möglich
• Applikationen von Drittanbietern (Microsoft Lync, Lotus SameTime etc.) können angebunden werden
• Call Control, Call Routing, Forwarding und Scheduling sind möglich
• nahtlose Integration von mobilen Softwareclients (z.B. iPad-Nutzer, Homeoffices etc.)
• Videos und Videokonferenzen lassen sich aufzeichnen (für Schulungszwecke, Vorstandsansprachen etc.) 

Videokonferenzen bedeuten Veränderungen für Ihre Organisation – wie damals der Computer, das Fax oder die E-Mail. 
Darauf sollten Sie vorbereitet sein. Videokonferenzen ermöglichen es, global und lokal zugleich zu handeln. Sie öffnen Türen zu völlig neuen Geschäftsmodellen, Formen der Zusammenarbeit und Interaktionen. Die Möglichkeit, Menschen orts- und geräteunabhängig zusammenzubringen, wird Ihr Business schneller, effektiver und effizienter machen. Teams können jederzeit zusammenkommen – ohne zu Reisen, ohne Termine, ohne Absprachen. Von jedem Café aus.

Präsentations- und Schulungsräume verwandeln sich in Multipurpose-Konferenzräume, in denen Projektteams oder ganze Unternehmen zusammenkommen. Die Anmietung von Tagungsräumen wird überflüssig – allein hierdurch lassen sich 
enorme Einsparungen realisieren. Lange Telefonkonferenzen und Email-Konversationen gehören der Vergangenheit an – die lebendige Übertragung jeder Mimik und Gestik machen Videokonferenzen so effektiv wie reale Treffen.

Die Vorteile des Videoconferencing sind endlos, die verschiedenen Deployment-Möglichkeiten zahlreich – und genau hier liegt die Herausforderung.

Warum denken Sie über Videokonferenzen nach? 

Oder besser andersrum: Was hält Sie davon ab, Videokonferenzen zu nutzen? Jede Organisation steht früher oder später, hier oder da, gewissen Problemen und Herausforderungen gegenüber.

Zum Beispiel:

• Notwendigkeit zu Sparmaßnahmen
• Zeitknappheit bzw. ineffektives Zeitmanagement
• Wettbewerbsdruck
• Kommunikationsprobleme/Missverständnisse in oder zwischen Abteilungen oder Teams
• ökologische Auflagen
• Herausforderungen in der IT

Auch Videokonferenzen sind keine ultimative Universallösung. Aber sie tragen entscheidend dazu dabei, eine Vielzahl tagtäglicher Prozesse deutlich zu verbessern. Wie viel Zeit verbringen Sie damit, von einem Standort zum anderen zu gelangen? Wie viel kostet Sie allein diese Zeit, und wie hoch sind die tatsächlichen Reisekosten? Könnten Sie diese Zeit produktiver nutzen? Was macht der Wettbewerb, während Sie im Verkehr festsitzen? 

In vielen Fällen können Videokonferenzen den Großteil täglicher Reiseaufwendungen vollständig ersetzen. Eine durchdachte Implementierung ermöglicht es, Menschen umgehend zusammenzubringen, Entscheidungen deutlich zu beschleunigen – und in hohem Maße Kosten einzusparen. 

Viele Geschäftsbeziehungen – z.B. zwischen Herstellern und Händlern – basieren auf wöchentlichen Meetings, d.h. 26 
Terminen pro Jahr, für die jeweils durchschnittlich 2 Stunden Reisezeit anfallen. Wenn Sie nur jedes zweite Treffen durch Videokonferenzen ersetzen, reduziert sich Ihr Reiseaufwand bereits um 26 Stunden. Was kostet Ihr Mitarbeiter pro Stunde? Was kann er in dieser Zeit produktiveres tun? Wie viele Ihrer Mitarbeiter sind darüber hinaus ebenfalls regelmäßig 
unterwegs? 

Denken Sie darüber nach, wer sonst noch von dieser neuen Kommunikationsform profitieren kann: Videokonferenzen sind keineswegs der Führungsebene vorenthalten – moderne Organisationen nutzen Videokonferenzen quer durch alle 
Abteilungen. 

Visuelle Kommunikation hat Einfluss auf eine Vielzahl typischer Probleme – einige kann sie vollständig auflösen. 
Die Herausforderung besteht darin, den Zeit- und damit die Kostenaufwand zu identifizieren, der durch Reisen, Missverständnisse, verpasste Gelegenheiten etc. tatsächlich verursacht wird.

Wenn Entscheidungen schneller getroffen werden könnten, wie stark würde das den Umsatz beeinflussen? Wenn 
Produktion und Finanzabteilung öfter und enger zusammenarbeiten könnten, wie sehr würde das Ihre Prozesse oder Ihre Time-to-Market verbessern? Wie oft und auf welche Weise kommt Ihr Management zu Gesprächen zusammen? Könnte es mehr Meetings ohne zusätzliche Kosten geben, oder könnten diese Meetings künftig zu geringeren Kosten stattfinden?

Die Herausforderung liegt darin, Möglichkeiten zu identifizieren – Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu verbessern, Zeit und Kosten zu sparen, Wettbewerbsvorteile zu generieren und gleichzeitig durch eine verbesserte CO2-Bilanz zum Umweltschutz beizutragen.

Was können Videokonferenzen für Ihre Organisation leisten? 

Die Möglichkeiten visueller Kommunikation sind endlos. Stellen Sie sich die vielen verschiedenen Business-Prozesse vor, bei denen Menschen auf die eine oder andere Art zusammenkommen. Dabei gibt es drei Alternativen zur Videokonferenz:

1. physische Anwesenheit 
2. Chat/E-Mail 
3. Telefon 

Keine der drei Alternativen hat alle Vorteile einer Videokonferenz. Eine Videokonferenz ist günstiger und zeitsparender, als physisch vor Ort zu sein. Chat und E-Mail können transportieren keine Emotionen, Mimik oder Gestik. Ein Telefonat ist sogar noch limitierender: Nicht mal ein Smiley ist möglich. 

Wenn eine Organisation sich für Videoconferencing entscheidet, sollte ein Team von Führungspersonen in einem Brainstorming die möglichen Auswirkungen auf verschiedene Prozesse erörtern. Sie werden überrascht sein, wie viele zusätzliche Aspekte dabei herauskommen! 

Zeigen Sie ein YouTube-Video über ein Videokonferenz-System, und bitten Sie Ihr Team, das Szenario auf ihre jeweiligen Abteilungen zu übertragen. Machen Sie eine Liste der entstehenden Ideen – lassen Sie nichts aus! Auch vermeintlich unwichtige Dinge stellen sich oft erst später als relevant dar. Die verschiedenen Ideen werden inhaltlich und qualitativ sehr unterschiedlich sein – eine solche, vollständige Liste ist ein überaus nützliches Instrument für die weiteren Schritte. 

Und: Ignorieren Sie vermeintliche technologische Barrieren – das gehört zum Brainstorming dazu. Ohnehin wird niemand in Ihrem Team die technologischen Aspekte einer Lösung fundiert beurteilen können, also lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! Ihre Liste wird anschließend vermutlich solche oder ähnliche Punkte enthalten: 

• Ich kann meine Designs zeigen und in Echtzeit ändern, ohne sie hin- und herschicken zu müssen 
• Ich kann von zuhause aus arbeiten und trotzdem präsent sein 
• Ich kann meine Kollegen in den USA jeden Tag statt einmal im Jahr sehen 
• Ich kann mit der Bank und dem Buchhalter gleichzeitig sprechen 
• Ich kann Kosten sparen, weil ich nicht mehr jede Woche zum Lieferanten muss 
• Ich kann meine Ideen jederzeit allen Abteilungen mitteilen 
• Ich kann meine Kunden live statt per E-Mail interviewen 
• Ich kann Vor-Ort-Service leisten, ohne hinzufahren 
• Ich kann … 

Übertragen Sie all diese Ideen für Schritt 3 in eine Liste.

Was brauchen Sie mindestens? 

Bringen Sie Ihr Team wieder zusammen und bewerten Sie die entstandenen Ideen. Nutzen Sie ein Whiteboard, zeichnen Sie Ihre Büros auf, verbinden Sie sie mit Linien. Stellen Sie sich eine Konferenz zwischen zwei oder mehreren Teilnehmern vor: 

• Welches Büro braucht ein System? 
• Wer benötigt Zugang zu den Systemen? 
• Mit wem soll kommuniziert werden? 
• Wie kommt das Management künftig zu Meetings zusammen? 
• Wie oft werden die Systeme genutzt? 
• Wer soll Videokonferenzen über Desktop, Notebook oder iPad nutzen? 
• Wer arbeitet wo? 

Auch hier sollten Sie wieder jegliche technologischen Aspekte vollständig unbeachtet lassen – es wird kein Videokonferenz-Spezialist unter Ihnen sein. Erstellen Sie eine Liste, die die verschiedenen Aspekte funktional beschreibt.

Zum Beispiel so:

• In der Zentrale möchten wir den Boardroom mit einem System und zwei großen Bildschirmen ausstatten.
• Im Entwicklungsbüro möchten wir ein System mit Whiteboard-Funktionalität.
• Wir möchten zwei unserer wichtigsten Kunden mit günstigen Systemen ausstatten. 
• Unsere Personalabteilungen soll ein System bekommen, mit dem auch Schulungsvideos aufgezeichnet werden können. 
• Wir möchten einmal im Monat ein Meeting mit allen Abteilungen gleichzeitig abhalten. 
• Wir möchten 10 Personen mit Dektop-Videoconferencing ausstatten. 
• Unser EMEA Sales Manager benötigt Videoconferencing auf dem iPad, da er ständig unterwegs ist. 

Natürlich muss diese Liste nicht zwangsläufig umgesetzt werden – das könnte mitunter sehr teuer werden. Ziel ist es, möglichst viele Ideen und Möglichkeiten festzuhalten. Und: Behalten Sie dabei im Kopf, was Sie ursprünglich auf das Thema Videokonferenzen gebracht hat.

Beschreiben Sie auch die absoluten Mindestanforderungen, in etwa: 

• Wir brauchen mindestens eine Verbindung zwischen Büro A und B. 
• Wir brauchen mindestens eine Lösung für den Boardroom in der Zentrale. 
• Wir brauchen mindestens x Lösungen für mobile Nutzer. 
• Wir brauchen Multipoint-Funktionalität für mindestens x gleichzeitige Teilnehmer. 

Priorisieren Sie Ihre Liste in "Must Haves" und "Nice To Haves". Wenn Sie die bisherigen Schritte nachvollzogen haben, sind Sie vorbereitet für den nächsten, kritischen Schritt! 

Wie steht unsere Organisation in Sachen Kommunikation da?

Viele Organisationen haben wilde Ideen bezüglich neuer Arbeitsmodelle und geben sich größte Mühe, modernste Umgebungen á la „A great place to work“ zu etablieren. Doch nur sehr wenige stellen sich die wirklich kritischen Fragen: 

• Was tun wir wirklich dafür? 
• Wie profitiert unsere Organisation davon heute und in Zukunft? 
• Was tun unsere Wettbewerber? 

Warum tun wir es? 

Die Vorbereitungen auf Veränderungen und Investments sind ein guter Moment, die wirklichen Business-Treiber unter die Lupe zu nehmen: Letztendlich geht es für jede Organisation darum, profitabel zu sein – und profitabel zu bleiben.

Um Arbeitsplätze flexibler zu gestalten oder der Corporate Social Responsibility wegen ist eine Investition in Unified Communications schlicht und einfach überdimensioniert. Und um ehrlich zu sein, Corporate Social Responsibility macht ein Unternehmen nicht profitabel. Ein toller Arbeitsplatz auch nicht. Er erleichtert es jedoch unter Umständen, produktiver und effektiver zu arbeiten, verbessert die Moral, und erhöht damit indirekt die Profitabilität. Mit Videokonferenzen ist es ähnlich. Ein paar Videokonferenzgeräte zu kaufen, macht Ihr Unternehmen nicht profitabler. Ihr effektiver Einsatz dagegen schon. 

Grundsätzlich stehen Ihnen genau zwei Möglichkeiten offen, profitabler zu werden: 

1. mehr verkaufen 
2. weniger ausgeben 

Für manche Non Profit-Organisationen mag es andere Business-Treiber geben und die „Mehr verkaufen“-Variante nicht relevant sein – Kosteneinsparungen sind es mit Sicherheit auch für sie.

Fairerweise muss man sich also folgende Fragen stellen: 

• Wenn wir in Videokonferenz investieren, verkaufen wir mehr? 
• Wenn wir in Videokonferenz investieren, geben wir weniger aus? 

Diese Fragen lassen sich auf verschiedene Weise beantworten. Wenn ein Sales Manager durchschnittlich 30 Stunden/Monat im Flugzeug verbringt und dies durch Videokonferenzen auf 6 Stunden reduzieren kann, ist er drei Arbeitstage zusätzlich für sein Team oder seine Kunden verfügbar. Er könnte mehr verkaufen, würde definitiv Kosten sparen – und  das Unternehmen weniger ausgeben.

Es bedarf keines Senior Consultants, um die bisherigen Ideen, Must Haves und Nice To Haves auf ihre Profitabilität hin zu bewerten. Wie viel könnten Sie durch Videokonferenzen sparen? Zeit, ein paar grobe Zahlen zu Papier zu bringen!

Wie lassen sich Kostenreduzierung, verbesserte Kommunikation und Zeitersparnis in Zahlen ausdrücken?

Alle Ideen, Wünsche, Must Haves und Nice To Haves lassen sich priorisieren und in eine Tabelle übertragen. Weisen Sie dann jedem Element einen Wahrscheinlichkeitswert zwischen 0 und 10 zu – 10 für den wahrscheinlichsten ROI, 0 für den unwahrscheinlichsten.

Versuchen Sie jetzt, pro Listenelement/Idee zu beziffern, wie hoch die Einsparungen sein werden. Schätzen Sie vorsichtig, und ermitteln Sie daraus eine "Einsparung pro Videokonferenz".

Beispiel: John wird Reisen von Brüssel nach Amsterdam durch Videokonferenzen ersetzen, das spart jeweils 4 Stunden. John verdient 25 €/Stunde, aber sein wahrer Wert liegt bei 50 €/Stunde. Die Einsparung beträgt damit 200 €/Reise. Als nächstes schätzen Sie, wie viele dieser Reisen John durchschnittlich pro Jahr absolviert. 

Am Ende wird Ihnen die Tabelle eine grobe Schätzung liefern, wie viel Einsparung Ihnen jede Idee allein durch die 
Minimierung von Reisezeiten bringen kann. Multiplizieren Sie die jeweiligen Beträge mit den zuvor vergebenen Wahrscheinlichkeitswerten – mit 1 für 10, mit 0,8 für 8, mit 0,5 für 5 usw. – um die Ergebnisse Ihren eigenen Einschätzungen gemäß zu relativieren. 

Im Ergebnis erhalten Sie ein auf Ihre konkrete Situation bezogenes Gesamtszenario.  

Ihre Kennzahlen sollten nun realistische Beträge in Form von Kosteneinsparungen pro Abteilung, Standort oder Reise darstellen. Dabei sollten Sie sich vergegenwärtigen, dass es bei Videokonferenzen nicht ausschließlich um Einsparungen, sondern auch um ein modernes, professionelles Image – und um ein „Plus“ an Kommunikation geht, das Ihnen neue Möglichkeiten eröffnet. Viele Kunden erreichen nicht nur die kalkulierten Einsparungen, sondern viele weitere Vorteile! 

Komprimieren Sie Ihre Liste zu 3 alternativen Szenarios: Minimum, Medium und Maximum Performance – und versuchen Sie, diesen Budgets zuzuordnen. Nehmen Sie dazu die folgenden Preisangaben als Kalkulationsgrundlage. 

Desktop Clients

• ca. 100-500 € pro User und Jahr, i.d.R. monatlich berechnet

Videokonferenzsysteme

• ca. 3.000 - 10.000 € pro System 
• zzgl. ca. 750 - 2.500 € pro professionelles Display (je nach Größe) 
• einige Systeme können mit Dual-Displays ausgestattet werden
• evtl. zzgl. Befestigungszubehör/Stand: ca. 1.000 - 2.500 €
• evtl. zzgl. AV: ca. 1.000 - 10.000 € pro Raum
• berücksichtigen Sie auch zusätzliche Beleuchtung, Akustik und Möbel 

Telepresence-Systeme

• diese Systeme kommen als Komplettlösung mit abgestimmter Möblierung, Belüftung, Licht etc. 
• ca. 30.000 - 250.000 € pro Raum 

Infrastrukturkomponenten

• ca. 10.000 - 300.000 oder ca. 2.500 € pro Standort 

Über den Daumen gepeilt:
Zwei Standorte mit Videokonferenz im schlanken Design professionell einzurichten kostet ca. 10.000 € pro Standort. Vier Standorte kosten entsprechend 40.000 €. Bei mehr als vier Standorten werden Infrastrukturkomponenten sinnvoll bzw. notwendig. 

Vergessen Sie den Service nicht 
Servicegebühren können sehr unterschiedlich ausfallen – je nach gewähltem Level bewegen sich die Preise zwischen 10 und 200 € pro Monat und System. Manche Serviceverträge werden nur für Deployments ab einer bestimmten Größenordnung angeboten.

Woher weiß ich, ob und welche Infrastrukturkomponenten ich benötige?
Ein Videokonferenz-Spezialist kann Ihnen exakt sagen, was benötigt wird, und Sie auch zum Thema „Cloud oder on 
Premise“ ausführlich beraten. Hierbei sollte Ihr IT Manager anwesend sein.

Wie finde ich den geeigneten Videokonferenz-Spezialisten?
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter herstellerzertifiziert ist, und Videokonferenz sein Schwerpunkt ist. Viele IT- und AV-Anbieter präsentieren sich gerne auch als Videokonferenz-Profis, verfügen jedoch nicht über die entsprechende Erfahrung und Expertise, Sie in Ihrem täglichen Business zu supporten.