Workspace Management

Workspace Management ist ein umfassendes Konzept, das darauf abzielt, die Produktivität und Effizienz von Büroflächen zu maximieren. Es umfasst verschiedene Aspekte um das Gesamterlebnis am Arbeitsplatz zu verbessern.

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Sinnvoller Einsatz von Workspace Management

Workspace Management auf strategischer Ebene

Workspace Management ermöglicht die Abstimmung des Arbeitsplatzangebots auf die Unternehmensstrategie und den Arbeitsplatzbedarf, qualitativ und quantitativ. Jede Entwicklung, ob Expansion, Fusion, die Erschließung neuer Märkte oder kulturelle, demographische oder personalpolitische Aspekte, wirkt sich auf Zahl und Art der benötigten Arbeitsplätze aus.

Wenn die Arbeitsplatzstrategie beispielsweise die Einführung flexibler oder geteilter Arbeitsplätze, neue Kooperationskonzepte oder mehr Arbeit im Home Office vorsieht, hat das großen Einfluss auf den künftigen Bedarf an Gebäuden, Flächen, Einrichtungen, Dienstleistungen und Prozessen.

Workspace Management auf taktischer Ebene

Workspace Management setzt Ihre gewählte Strategie um, überwacht die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten und verbessert Arbeitsplatzkonzepte. Es umfasst Analysen zur Optimierung von Räumen und Arbeitsplätzen sowie die Koordination von Veränderungsprozessen.

Mit der ideal implementierten Workspace Software können Sie effektivere und effizientere Arbeitsumgebungen schaffen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Somit bekommen Sie einen zahlenbasierten Überblick über die Nutzung und Auslastung der Büroflächen. So können Sie bei Bedarf zusätzliche Räumlichkeiten einplanen oder ungenutzte Flächen anderweitig einsetzen.

Workspace Management auf operativer Ebene

Operative Exzellenz und Flexibilität sind entscheidend für erfolgreiches Arbeitsplatzmanagement. Denn was passiert, wenn Mitarbeiter ins Büro kommen und keinen freien Arbeitsplatz finden oder keinen Besprechungsraum buchen können? Oder schlimmer noch, wenn der reservierte Konferenzraum bereits belegt ist?

Das operative Workplace Management schafft Abhilfe, indem es Chaos durch unsicherheiten im Arbeitsalltag vermeidet. Es bietet intelligente Lösungen für die Suche, Reservierung und Buchung benötigter Arbeitsflächen. Mitarbeiter werden effektiv unterstützt, um problemlos die benötigten Ressourcen zu finden und zu nutzen.

Vorteile von Workspace Management

Nehmen Sie die richtigen Änderungen vor, um die Auslastung zu maximieren
Produktivität für jeden Mitarbeiter ermöglichen
Erfüllen Sie die neuen und bestehenden Vorschriften zur Bürokapazität
Entlasten Sie Ihre IT-Abteilung
Senken Sie die Kosten für ungenutzte Immobilien oder Strom
Nutzen Sie die Vorteile flexibler Arbeitsplätze
Stellen Sie sicher, dass Kunden/ Partner schnell bedient werden und nicht warten müssen
Leichtere Planung und Verwaltung Ihrer Mitarbeiter

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Anwendungsbereiche Workspace Management Softwares

Hot Desking

Workspace Management Software ermöglicht die effiziente Buchung und Reservierung von Arbeits- und Kollaborationsflächen. Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz und Parkplatz im Voraus reservieren, was besonders bei flexiblen Arbeitsplätzen wichtig ist. Zudem bietet die Software einen schnellen Überblick über die Anwesenheit von Mitarbeitern im Büro und zeigt deren aktuellen Aufenthaltsort an.

Receptionist Software

Virtuelle Receptionist-Lösungen ermöglichen es Ihnen, Besucher professionell zu empfangen und den Anmeldeprozess zu vereinfachen. Besucher können sich anmelden und ihre Ankunft ankündigen. Dann werden sie automatisch begrüßt und erhalten Einlass. Die Software informiert zudem den Gastgeber über die Ankunft des Besuchers, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Raumbuchung

Workspace Management ermöglicht nicht nur das flexible Arbeiten mit Hot Desking, sondern auch die einfache Buchung von Konferenzräumen. Dadurch werden Meetings besser koordiniert und effizienter abgehalten. Die Software zeigt den gebuchten Konferenzraum als belegt an, um Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus liefert sie nützliche Daten zur Belegung und Nutzung der Räume.

Logistik und Sicherheit

Nicht zuletzt spielt auch die Logistik und Sicherheit eine wichtige Rolle im Workspace Management. Durch den Einblick in die Nutzungsdaten ergeben sich praktische Einblicke in den Verbrauch von Ressourcen, wie zum Beispiel Möbel, Geräte und Materialien. Außerdem umfasst es in einer App Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz, wie zum Beispiel Brandschutz oder Notfallpläne.