Back to the "new normal"

Seit Anfang des Jahres haben viele Unternehmen ihre Büros geschlossen und die Mitarbeiter in das Home Office geschickt. Durch die Lockerungen der Regierung beginnen Unternehmen damit, die Rückkehr ins Büro zu planen - jedoch mit einem völlig neuen Regelwerk für Mindestabstand, Desinfektion und die Rückverfolgung von Kontakten.

Aufgrund der Änderung des Arbeitsstils der Mitarbeiter geht die Nachfrage nach Arbeitsraum deutlich zurück. Der Aufenthalt im Büro wird auf die notwendige Zusammenarbeit und Kundenmeetings beschränkt. Die Herausforderung besteht darin, wie der Übergang zu dieser "neuen Normalität" zu bewerkstelligen ist.


Die Notwendigkeit der Rückkehr

Home Office bietet den Mitarbeitern Flexibilität, aber nimmt eben auch einige der Vorteile, die durch die Arbeit an einem gemeinsamen Ort entstehen.

Flexibilität

Die Mitarbeiter möchten die vielen potenziellen Ablenkungen, die sie zu Hause haben, vermeiden, sich auf ihre Arbeit konzentrieren und an ihrem Tag mehr erledigen.

Zusammenarbeit

Noch fällt es vielen Arbeitnehmern, die physisch in der Lage sind, einander zu sehen und miteinander zu sprechen, leichter, gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.

Sozialisierung

Angestellte können sich leicht isoliert fühlen, wenn sie remote arbeiten. Wenn man Ihnen die Möglichkeit gibt, auch mal im Office zu arbeiten, bleiben sie engagiert und mit ihrem Team verbunden.

Wohlergehen

Sie können die mentale und emotionale Gesundheit der Mitarbeiter stärken, indem Sie Ihnen die Unterstützung geben, die nur bei gemeinsamer Arbeit vor Ort möglich ist.


Herausforderung bei der Rückkehr

Die Unternehmen werden nicht mehr so arbeiten können wie noch vor wenigen Monaten. Die Rückkehr an den Arbeitsplatz muss sorgfältig gesteuert werden, um die Richtlinien der Regierung zu erfüllen und die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Dichte reduzieren

Schaffung und Einhalten von Mindestabständen, um das Infektionsrisiko zu verringern.

Kapazitäten verwalten

Beschränken und kontrollieren Sie die Anzahl der Tage, an denen Angestellte im Büro arbeiten können.

Mitarbeiterschutz

Geplante Desinfektion nach der Benutzung der Arbeitsplätze zum Schutz vor Infektionen.

Kontaktverfolgung

Erfassung der Arbeitsbereichsnutzung, um Kontaktberichte zu ermöglichen.


Wie bewältigt man diese Herausforderungen?

Mit Raumbuchungssystemen können Sie die Rückkehr ins Büro effektiv verwalten und überprüfen. Mit Raum-Planungs/ -Buchungs Software, beispielsweise von Condeco, ist es möglich, Ihre Räumlichkeiten zu buchen, zu managen, zu verwalten und live einzusehen. Workplace Analytic Tools von z.B. Spaceti sind unverzichtlich, um Ihre Sitzplätze, Hot Desking-Plätze, Huddle- und Konferenzraum-Plätze per Sitz in Echtzeit zu kontrollieren und auswerten zu können.

Arbeitsplatzplanungssoftware

Mit Condeco können Sie gewährleisten, dass die Dichte im Büro reduziert wird und die Mindestabstände eingehalten werden. Mit einer benutzerfreundlichen App für die Arbeitsplatzplanung können Sie z.B. Arbeitsplätze sperren und verwalten, um Mindestabstände zu gewährleisten. 

Zudem können Sie die Kapazitäten Ihrer Räumlichkeiten verwalten. Mit der Planungs-Software erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, Arbeitsplätze zu buchen - jedoch nur für eine begrenzte Anzahl an Tagen im Monat.

Die Software hilft Ihnen dabei Ihre Mitarbeiter im Büro vor Infektionen zu schützen. Sie erstellt automatisch Arbeitsaufträge für Ihre Reinigungsanbieter, nachdem ein Arbeitsplatz benutzt wurde. Er wird erst nach einer Tiefen- Reinigung zu Wiederverwendung zugelassen.

Außerdem können Sie schnell auf eine mögliche Verbreitung einer Infektion reagieren. Die App bietet Ihnen eine sofortige Kontaktverfolgung, indem Sie aufzeichnet, wer, wo und in welcher Nähe zu anderen Mitarbeitern gesessen hat.


Workplace Analytics Tools

Workplace Analytics Tools wie Spaceti arbeiten mit IoT-Sensoren. Diese Sensoren messen Sitzplatzbelegung/ -bewegung und sie messen Temperatur und CO2. Dadurch können Sie Ihre Räumlichkeiten in Echtzeit kontrollieren, verwalten und anpassen.

Mit der Software von Spaceti können Sie bewerkstelligen, dass Arbeitsplatzbuchungen berücksichtig werden und Ihre Mitarbeiter nur ins Büro kommen, wenn es auch geplant ist. Mit den Workplace Analytics Tools können Sie analysieren, wer, wann und wo im Büro war. Somit können Sie genau nachvollziehen, wo er sich, wie lange aufgehalten hat.

Zudem können Sie anhand der IoT- Sensoren überprüfen ob Raumbuchungen eingehalten werden, sodass Mindestabstände gegeben sind. Ihnen wird in Echtzeit angezeigt, welche Räume genutzt werden, welche Tische und Stühle belegt werden und wie viele Personen sich in einem Meetingraum befinden. Sie können z.B. genau einsehen, welche Stühle bewegt und wie lange diese benutzt wurden. Dadurch können Sie kontrollieren, ob die Rahmenbedingungen des Mindestabstandes eingehalten werden.

Außerdem schaffen Sie mit Spaceti ein Fundament für die Rückkehr ins Büro. Die Software bietet Ihnen eine Occupancy Analytics & Hot- Desking Funktion. Damit können Sie die Auslastung Ihrer Räumlichkeiten bis hin zum einzelnen Stuhl auswerten. Haben Sie genügend Konferenzräume? Bilden sich Engpässe? Werden alle Rahmenbedingungen eingehalten? Gibt es große ungenutzte Flächen? All diese Fragen werden Ihnen anhand von Echtzeit Daten beantwortet.


Das "neue Normal"

Durch Corona wird die Unternehmenswelt anders aussehen. Diese "neue Normalität" führt dazu, dass Unternehmen Tools benötigen, um Ihre Konferenzraumplätze, Ihre Arbeitsplätze, Ihre Hot- Desking- Plätze und Ihre Huddle Room Plätze flexibler zu planen, gestalten, managen und zu kontrollieren. 

Flexibleres Arbeiten

Unternehmen und Mitarbeiter werden in Zukunft mehr bestrebt sein, Fahrtzeiten zu verkürzen, effektiver und flexibler arbeiten zu können. Dadurch reduziert sich die Anzahl der im Büro tätigen Personen. 

Niedrigere Arbeitsraumdichte

Um der neuen Nachfrage nach einem sichereren, privateren Arbeitsplatz gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Büros so umgestalten, dass mehr Fläche pro Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Andererseits wird der Bedarf an Konferenzräumen steigen, weil sich nicht mehr die gleiche Anzahl an Personen im Konferenzraum aufhalten kann, wie vorher.

Weniger Menschen im Büro

Es wird nicht mehr die Norm sein, dass jeden Tag Mitarbeiter in die Büros in der Innenstadt kommen, sondern das Büro wird zu einem Ort der Zusammenarbeit mit Kollegen und eine Räumlichkeit für Meetings mit Kunden.

Reduzierung des Immobilienbestandes

Der Wechsel zu einer flexiblen Arbeitskultur verbessert die Produktivität, ermöglicht eine Reduzierung des Immobilienbestandes und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.


Vorteile des "new normal" für Unternehmen

  • Erfolgreich die Rückkehr ins Büro durchführen auf eine sichere Art und Weise, die den zukünftigen Anforderungen Gerecht wird.
  • Immobilienkosten senken und Budget für die Neugestaltung des Workspace einsparen.
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Auswahl, Flexibilität und Sicherheit.
  • Einen sicheren Arbeitsplatz schaffen um das Risiko für Angestellte zu reduzieren.
  • Die Notwendigkeit von Disaster-Recovery-Standorten entfällt indem Sie eine klare Strategie haben, wie das Arbeiten von zu Hause durchgeführt werden soll.

Vorteile des "new normal" für Mitarbeiter

  • Flexibilität und Auswahl wann man im Büro und wann man von zu Hause aus arbeitet - was die gewohnte Zusammenarbeit ermöglicht und gleichzeitig die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Pendeln und Work-Life-Balance reduziert.
  • Klare Richtlinien, wann man ins Büro kommen kann und wo man sicher arbeiten kann.
  • Sicherheit, dass der Arbeitsbereich ordnungsgemäß desinfiziert ist und sicher benutzt werden kann.
  • Geringeres Infektionsrisiko durch die Nutzung eines Arbeitsplatzes, der so gestaltet ist, dass er den Mindestabstandsanforderungen entspricht.
  • Informiert bleiben über jeden potenziellen Kontakt mit einem infizierten Mitarbeiter.

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