Jak zachowywać się podczas wideokonferencji biznesowej?

Dotyczy to nie tylko spotkań rzeczywistych, ale również wirtualnych. Nikt nie lubi czekać na spóźnialskich. Ponadto wideokonferencje to wciąż technologia, która ma swoją specyfikę. Do efektywnej pracy potrzebne jest dobre połączenie internetowe, połączenie z rozmówcą wymaga pewnej ilości czasu. Lepiej usiąść przy komputerze lub systemie wideo na kilka minut przed wyznaczoną godziną i sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie, czy połączenie jest stabilne.

Wideokonferencje to maksymalna wydajność i mobilność. Dla najbardziej efektywnej pracy konieczne jest opracowanie odpowiedniego harmonogramu, agendy, według której praca miałaby się odbywać. Z jednej strony pomogłoby to ustrukturyzować pracę. Z drugiej strony ci, którzy dołączyliby do spotkania później, byliby w stanie zrozumieć, o co chodzi. 

Kiedy komunikujesz się za pośrednictwem wideokonferencji i siedzisz przy komputerze, pojawia się chęć sprawdzenia poczty e-mail, wejścia na portal społecznościowy lub sprawdzenia wiadomości. Nie warto. Na pewno odwrócisz uwagę od pracy. Poza tym rozmówca może zauważyć, że nie słuchasz go uważnie. 

Czasami spotkania wideokonferencyjne odbywają się poza biurem. Nawet gdy nie ma Cię w miejscu pracy, nie możesz zapominać, że w czasie wideokonferencji jesteś w pracy. Zaleca się przestrzeganie dress code’u, jeśli wymaga tego kultura korporacyjna. Nie demonstruj frywolnego zachowania, na przykład leżenia na kanapie przed kamerą. 

Podsumowanie to bardzo przydatny nawyk. Po zakończeniu wideokonferencji nie zapomnij krótko zapisać tego, o czym była dyskusja, a jeśli zostanie to zaakceptowane w Twoim zespole, wyślij plik współpracownikom.