Tips voor een perfecte videoconferentie-ervaring

Communicatie en samenwerking tussen verschillende locaties is belangrijker dan ooit, en er is meer dan ooit vraag naar videoconferentie. Om het beste uit audio- en videoapparatuur te halen en alle deelnemers het beste in beeld te brengen, is niet alleen de apparatuur cruciaal.

Er zijn een aantal factoren waarmee u rekening moet houden bij het inrichten van een vergaderruimte om goede communicatie te garanderen. We geven u tips om de perfecte videoconferentie-omgeving te creëren en om effectieve vergaderingen te houden.

Tips voor het ontwerp en kleurgebruik

  • De meest geschikte kleuren voor videoconferentieruimtes zijn blauw, grijs of warm beige.
  • Achtergronden met patronen worden niet aanbevolen, noch puur zwart of wit.
  • Over het algemeen moet worden gestreefd naar een lage contrastverhouding tussen voorgrond en achtergrond.
  • Strepen en blokken moeten worden vermeden vanwege mogelijke interferentie.

Tips voor verlichting

  • Aanlichten van voren of schuin van voren geeft het beste resultaat.
  • Werp indien mogelijk geen bewegende schaduwen op de achtergrond.
  • Bij lateraal licht is mogelijk slechts de helft van het gezicht zichtbaar.
  • Bij tegenlicht worden personen te donker afgebeeld.
  • Zacht licht wordt mogelijk door een groot gebied te verlichten of door indirecte verlichting.
  • Diffuus (verdeeld) licht verdient de voorkeur boven spotlights.

Tips voor de opstelling van de stoelen

  • Zorg er bij het opstellen van uw zitplaatsen voor dat alle deelnemers goed zicht hebben op de monitoren of het beamerbeeld.
  • Zorg er bij het rangschikken van de zitplaatsen voor dat alle deelnemers gemakkelijk door de camera kunnen worden vastgelegd.
  • Vermijd de indruk van niet-zichtbare posities.
  • De zitplaatsen moeten zo worden gecreëerd dat niemand zijn of haar buurman blokkeert.
  • Indien mogelijk moet de microfoon zo worden geplaatst dat alle deelnemers zich op dezelfde afstand van de microfoon bevinden.
  • Parabolische of halfronde tafels zijn uitstekend geschikt.
  • Externe geluidsbronnen moeten worden afgeschermd.

Tips voor het positioneren van de videoconferentiecamera

  • De camera dient altijd direct onder of boven het display te worden geplaatst.
  • In een normaal gesprek kijkt u de gesprekspartner aan. In een videoconferentie dient u altijd rechtstreeks in de camera te kijken. Dit betekent dat camera en monitor zo dicht mogelijk bij elkaar moeten worden geplaatst.

Positionering van de camera bij gebruik van een beamer

  • De locatie dient zo gekozen te worden dat de beamer niet in de camera schijnt.
  • De volgende opstelling is effectief gebleken voor het maken van oogcontact: De beamer staat in de tegenovergestelde richting opgesteld als de camera (rug aan rug). Op deze manier stoort de lichtopbrengst van de projector de camera niet en hebben beide partners oogcontact. Met deze opstelling kan de projector ook in een verhoogde positie (onder het plafond) worden gemonteerd.
  • Als de projector hoog genoeg aan het plafond wordt geplaatst (zodat de projector niet in de camera schijnt), kan de videoconferentiecamera ook centraal boven of onder het beamerscherm worden geplaatst.

Tips voor video

  • Zorg voor voldoende licht (signaalruis wordt verminderd).
  • Kies voor lichte plafonds en wanden.
  • Achtergrond niet te licht, anders zullen personen te donker overkomen. Een grijze achtergrond voorkomt gekleurd reflecterend licht.
  • Geen patronen op de achtergrond (deze veroorzaken mogelijk interferentie).
  • Draag geen kleding van stoffen met een klein patroon.

Tips voor audio

  • Probeer weerkaatsing en feedback te onderdrukken.
  • minimaliseer achtergrondgeluid (verwijder apparatuur, sluit ramen aan drukke straten, geen luidruchtige servers, printers / kopieerapparaten, controleer airconditioning of schakel deze indien nodig uit, sluit deuren).
  • Zorg voor reflectievrije wanden en plafonds (met textiel bekleed of ruw).
  • Kies voor een echovrije vloer (textielvloer).
  • Bij permanent geïnstalleerde geluidsversterkingssystemen wordt aanbevolen een galvanische scheiding met een scheidingstransformator te gebruiken om storende bromtonen te voorkomen.
  • De afstand tussen de luidspreker en de microfoon moet minstens vijf keer zo groot zijn als de afstand tussen de sprekende persoon en de microfoon.
  • De luidspreker moet in de richting van de laagste gevoeligheid van de microfoon worden geplaatst (meestal achter de microfoon). Directionele microfoons worden niet aanbevolen omdat ze veel achtergrondgeluid oppikken.
  • Voor individuen wordt altijd een koptelefoon of reversmicrofoon aanbevolen. Dit zorgt voor een kleine en constante microfoonafstand. Feedback is dan bijna onmogelijk.
  • Voor groepen op één locatie worden een gevoelige vloermicrofoon (dynamische microfoon) waar de spreker naartoe komt, individuele reversmicrofoons of handmicrofoons die kunnen worden doorgegeven, aanbevolen.
  • Bij gebruik van tafelmicrofoons is het noodzakelijk dat alle personen direct aan de tafel zitten en stoten tegen de tafel door stoelen, voeten, pennen, enz. vermijden.
  • Een lichte terugkoppeling van het audiosignaal van de luidspreker naar de microfoon kan de gesprekspartner een idee geven van de tijdvertraging in de uitzending: de eigen spraak komt met een vertraging van 1 tot 3 seconden bij de spreker aan. Als deze feedback te groot is, wordt de spreker gehinderd in de spraakstroom omdat hij zichzelf voortdurend onderbreekt. Als zelfs de stabiliteitslimiet wordt overschreden, klinkt er luid ritmisch gefluit.
  • In grotere ruimtes met meerdere werkplekken kan een scheidingswand voor de videoconferentieruimte worden gebruikt om de onderlinge akoestische interferentie te verminderen.
  • Schakel de microfoon uit tijdens langere spreekpauzes.

Tips voor de bediening van videoconferentiesystemen

  • Maak uzelf vóór de conferentie vertrouwd met de werking van het videoconferentiesysteem.
  • Bepaal de belangrijkste cameraposities en sla deze op. Klassieke posities zijn wide shot en de afzonderlijke spreker(s) beeldvullend.
  • Doe vooraf een test om te zien hoe u de camera op afstand bedient.

Tips voor effectieve vergaderingen

  • Test vóór elke bijeenkomst of evenement het systeem en uw presentatie.
  • De indruk van oogcontact wordt gewekt als u naar de camera kijkt, niet naar het beeld (display, projector, enz.) dat u zelf ontvangt.
  • Spreek luid en duidelijk. Als u onduidelijk spreekt en niet wordt begrepen door de persoon die naast u zit, zullen mensen aan de andere kant ook problemen hebben u te verstaan.
  • Camera's en videoschermen willen alles wat "imposanter" laten lijken. Een zenuwachtig uiterlijk en kleine, repetitieve gebaren worden versterkt en leiden af.
  • Geen heen-en-weer of op-en-neer bewegingen, niet "spelen" (met pennen, potloden, papier, bril of kleingeld in je zak, etc.).
  • RELAX! Het is niet anders dan elke andere sessie, behalve dat de deelnemende mensen niet fysiek in dezelfde ruimte aanwezig zijn.
  • Zodra u een videoconferentie heeft opgezet, neemt de elektronica van het systeem nauwgezet alle beelden en woorden op. Pittige opmerkingen, woordspelingen en terloopse opmerkingen, of zelfs kleinerende gebaren zoals oogrollen worden aan de andere kant nog duidelijker weergegeven. Realiseer u dat u de hele tijd gezien en gehoord kunt worden, zelfs als de camera niet in uw richting wijst en u niet actief wordt aangesproken, bijvoorbeeld in conferenties met meerdere locaties.
  • Opmerking: dit is een videoconferentie, geen televisie. Een videoconferentie is bedoeld als tweerichtingsverkeer. Televisie is passief en wordt slechts in één richting uitgezonden, dit zal in het begin vaak worden vergeten voordat men gewend raakt aan de videoconferentietechnologie.
  • Bied de deelnemers aan de andere kant de kans zich betrokken te voelen. Zorg voor gevarieerde presentaties en laat visueel interessante objecten zien die reacties uitlokken.