Workspace Management

Werkplekbeheer is een veelomvattend concept dat tot doel heeft de productiviteit en efficiënte gebruik van kantoorruimtes te maximaliseren. Het omvat verschillende aspecten om de algehele werkplekervaring te verbeteren.

Meer weten

Toepassingen van werkplekbeheer

Strategisch niveau

Workspace management maakt het mogelijk om het aanbod van werkplekken af te stemmen op de bedrijfsstrategie en de vereisten voor de werkplek, zowel kwalitatief als kwantitatief. Elke ontwikkeling, of het nu gaat om uitbreiding, fusie, de ontwikkeling van nieuwe markten of culturele, demografische en personeelsbeleid aspecten, heeft invloed op het aantal en het soort werkplekken dat nodig is.

Als de werkplekstrategie bijvoorbeeld voorziet in de introductie van flexibele of gedeelde werkplekken, nieuwe samenwerkingsconcepten of meer thuiswerken, dan heeft dat een grote invloed op de toekomstige vereisten voor gebouwen, ruimte, faciliteiten, diensten en processen.

Tactisch niveau

Werkplekbeheer implementeert de door u gekozen strategie, monitort het gebruik van uw locaties en verbetert werkplekconcepten. Het omvat analyses om ruimtes en werkplekken te optimaliseren en de coördinatie van veranderingstrajecten.

Met behulp van optimaal geïmplementeerde werkpleksoftware kunt u effectievere en efficiëntere werkomgevingen creëren en uw werkprocessen optimaliseren. Dit geeft inzicht in het gebruik en de bezettingsgraad van kantoorruimtes. Hierdoor kunt u indien nodig extra ruimte plannen of ongebruikte ruimte anders benutten.

Operationeel niveau

Operationele efficiëntie en flexibiliteit zijn cruciaal voor succesvol werkplekbeheer. Wat gebeurt er als werknemers op kantoor aankomen en geen vrije werkplek kunnen vinden of geen vergaderruimte kunnen reserveren? Of erger nog, als de gereserveerde vergaderruimte al in gebruik is?

Operationeel Workspace Management biedt een oplossing door chaos te voorkomen die wordt veroorzaakt door onzekerheden in het dagelijkse werk. Het biedt intelligente oplossingen voor het zoeken, reserveren en boeken van benodigde werkplekken. Medewerkers worden effectief ondersteund bij het eenvoudig vinden en gebruiken van de middelen die ze nodig hebben.

Voordelen van Workspace Management

De juiste veranderingen doorvoeren om het gebruik te maximaliseren
Productiviteit stimuleren voor elke medewerker
Voldoen aan bestaande en nieuwe regelgeving voor kantoorcapaciteit
Verminder de druk op de IT afdeling
Kosten besparen op ongebruikt onroerend goed en elektriciteit
De voordelen van flexibele werkplekken benutten
Waarborgen dat klanten/partners snel geholpen worden en niet hoeven te wachten
Eenvoudiger plannen en managen van medewerkers

Meer weten

Toepassingsgebieden van Workspace Management Software

Hot Desking

Met software voor werkplekbeheer kunnen werk- en samenwerkingsruimtes efficiënt worden geboekt en gereserveerd. Werknemers kunnen hun werkruimte en parkeerplaats van tevoren reserveren, wat vooral belangrijk is bij flexibele werkplekken. De software biedt ook een snel overzicht van de aanwezigheid van werknemers op kantoor en toont hun actuele locatie.

Virtuele receptionist

Met virtuele receptionisten kunt u bezoekers professioneel ontvangen en het registratieproces vereenvoudigen. Bezoekers kunnen zich registreren en hun komst aankondigen. Ze worden dan automatisch begroet en krijgen toegang. De software informeert ook de gastheer over de aankomst van de bezoeker voor een vlotte communicatie.

Room Booking

Werkplekbeheer maakt flexibel werken met hot desking mogelijk, evenals het eenvoudig boeken van vergaderruimtes. Hierdoor kunnen vergaderingen beter worden gecoördineerd en efficiënter worden gehouden. De software toont de geboekte vergaderruimte als bezet om misverstanden te voorkomen. Het geeft ook nuttige gegevens over de bezetting en het gebruik van de ruimte.

Logistiek en veiligheid

Logistiek en veiligheid spelen een belangrijke rol bij het beheer van werkplekken. Inzicht in gebruiksgegevens biedt praktische informatie over het gebruik van middelen zoals meubilair, apparatuur en materialen. Het omvat ook controlemaatregelen om de veiligheid op de werkplek te garanderen, zoals brandbeveiliging of noodplannen.