No More Limitations

Een organisatie die haar eerste volwaardige vergaderruimtes inricht, hoeft niet te weten hoe haar communicatieomgeving er over vijf jaar uitziet. Misschien blijft het bij enkele ruimtes op één locatie. Misschien komt er een tweede vestiging bij, ontstaan er nieuwe soorten samenwerkingsruimtes of moeten uiteindelijk ruimtes in meerdere landen worden beheerd. Waar het in het begin om gaat, is niet dat die toekomst precies wordt voorspeld, maar dat keuzes van vandaag die toekomst later niet onnodig moeilijk maken.

De meeste versnipperde vergaderomgevingen zijn niet zo begonnen. Ze zijn in de loop der tijd zo gegroeid. Eén ruimte werd ingericht om een acuut probleem op te lossen, later kwam daar onder andere omstandigheden een tweede bij en een derde kreeg weer een ander platform of een andere hardwareconfiguratie. Op zichzelf kan elke beslissing volkomen logisch zijn geweest. Na verloop van tijd zit IT echter met een verzameling systemen die elk hun eigen beheertools, kennis en aanpak voor probleemoplossing vereisen. Gebruikers krijgen ondertussen te maken met ruimtes die anders werken afhankelijk van welke deur ze binnenstappen.

Door groei zijn losse oplossingen samen een geheel gaan vormen, maar dat geheel is nooit als zodanig ontworpen.

Opschalen mag niet betekenen dat u opnieuw moet beginnen

Er zijn veel goede manieren om een vergaderruimte in te richten en er bestaat geen ontwerp dat voor iedere ruimte geschikt is. Een ruimte voor twee personen stelt andere eisen dan een boardroom; een trainingsruimte wordt anders gebruikt dan een ruimte die vooral voor videovergaderingen is bedoeld. Standaardisatie kan dus niet betekenen dat overal dezelfde apparatuur wordt geplaatst, ongeacht het doel van de ruimte.

Die verschillen in functionaliteit hoeven er niet toe te leiden dat mensen telkens anders moeten werken zodra ze van ruimte wisselen. Een vergadering starten, content delen en de belangrijkste functies van de ruimte bedienen, moet vertrouwd blijven — of iemand nu in een kleine vergaderruimte zit, in een grotere samenwerkingsruimte, op een andere verdieping of in een ander kantoor.

Bij twee of drie ruimtes vallen onderlinge verschillen misschien nauwelijks op. Naarmate er meer ruimtes bijkomen, worden ze moeilijker te negeren. Daarom is het verstandig om een beperkt aantal herhaalbare ontwerpen vast te leggen, gebaseerd op de manier waarop ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt.

Houd de omgeving beheersbaar

Voor IT heeft consistentie een andere waarde. Elk extra hardwareplatform kan een nieuw updateproces, een extra beheerinterface, een aparte voorraad vervangende apparatuur en weer andere procedures voor probleemoplossing met zich meebrengen. Een groeiend aantal ruimtes ondersteunen wordt veel eenvoudiger wanneer het aantal varianten onder controle blijft en ruimtes als onderdelen van één omgeving kunnen worden beheerd in plaats van als losse installaties.

Dat betekent niet dat er geen ruimte is voor verschillen waar die echt nodig zijn. Verschillende ruimtes vragen om andere camera's, microfoons, displays of bedieningsmogelijkheden. Het probleem ontstaat wanneer die verschillen vooral historisch zijn gegroeid: de ene leverancier had een voorkeur voor een bepaald apparaat, een ander kantoor kocht iets anders en een derde ruimte werd los daarvan ontworpen omdat er geen betrouwbaar basisontwerp bestond. Zo groeien ogenschijnlijk onschuldige uitzonderingen langzaam uit tot een verzameling unieke oplossingen, waardoor monitoring, updates en foutdiagnose ingewikkelder worden dan nodig.

Standaardiseer het basisontwerp, niet de ruimte

Een goed basisontwerp voorkomt dat bij iedere nieuwe ruimte weer vanaf nul moet worden begonnen. Als een organisatie al weet wat werkt voor kleine, middelgrote en grote vergaderruimtes, is een groot deel van het ontwerp in de dagelijkse praktijk al getest. IT kent de basistechnologie, gebruikers herkennen de manier van werken en supportteams weten waar ze moeten zoeken als er iets misgaat.

Dat basisontwerp moet stabiel genoeg zijn om te kunnen herhalen, maar flexibel genoeg om in de loop der tijd mee te groeien. Hardware bereikt het einde van zijn levensduur, platforms ontwikkelen zich en organisaties ontdekken betere manieren van werken. Een nieuwe generatie apparatuur kan oudere hardware vervangen zonder de onderliggende logica van de ruimte los te laten. Nieuwe eisen kunnen bovendien in toekomstige installaties worden verwerkt zonder dat iedere bestaande ruimte direct opnieuw moet worden opgebouwd.

Dat is relevant of het volgende project nu ruimte vier of ruimte veertig is. Schaalbaarheid betekent niet dat iedere klant zich moet voorbereiden op honderden vergaderruimtes. Het betekent dat de volgende ruimte eenvoudiger kan worden toegevoegd dankzij de keuzes die eerder al zijn gemaakt.

Over de grens geldt hetzelfde principe

Een organisatie kan in België een succesvolle vergaderomgeving opzetten en later vergelijkbare ruimtes in Bulgarije nodig hebben. Opnieuw beginnen met een volledig nieuwe lokale partner betekent dat er veel meer moet worden overgedragen dan een lijst met hardware. Het nieuwe team moet begrijpen hoe de organisatie haar ruimtes gebruikt, welke standaarden al zijn vastgelegd, wat IT wil kunnen beheren en waarom bepaalde eerdere keuzes zijn gemaakt.

Enige lokale aanpassing zal altijd nodig zijn. Gebouwen verschillen, praktische omstandigheden verschillen en niet iedere markt werkt precies hetzelfde. Maar de kennis die in de bestaande omgeving is opgebouwd, zou niet bij de landsgrens verloren moeten gaan.

Hier krijgt internationale aanwezigheid een heel praktische betekenis. Een partner die de organisatie al kent, kan bestaande standaarden en opgedane ervaring meenemen naar het volgende project, terwijl lokale teams de uitvoering aanpassen aan het gebouw, de markt en de praktische vereisten. De klant hoeft niet opnieuw te beginnen met een nieuwe leverancier, eerder genomen beslissingen opnieuw uit te leggen of de logica achter de communicatieomgeving van voren af aan op te bouwen.

Klein beginnen moet ruimte laten om verder te groeien

Over schaalbaarheid wordt vaak gesproken alsof het pas relevant wordt zodra een organisatie een groot aantal ruimtes moet beheren. In de praktijk worden enkele van de belangrijkste keuzes veel eerder gemaakt.

Het eerste project kan bestaan uit twee vergaderruimtes omdat videobellen vanaf laptops niet langer voldoet. Het kan ook gaan om een gevestigde organisatie die één problematische boardroom vervangt terwijl tientallen oudere ruimtes voorlopig blijven zoals ze zijn. Geen van beide hoeft zich vanwege één verbeterde ruimte meteen vast te leggen op een organisatiebrede transformatie. Wel is het belangrijk om te weten dat een succesvolle oplossing later kan worden herhaald.

Dat betekent kiezen voor technologie en ruimtestandaarden die ook blijven passen wanneer de eisen veranderen. De oplossing moet voldoen aan wat vandaag nodig is, zonder toekomstige verandering in de weg te staan.

No More Limitations

Betrouwbare technologie verkleint het risico op mislukte vergaderingen. Eenvoud voorkomt de frustratie van systemen die ingewikkelder zijn dan nodig. Goede audio, video en contentdeling zorgen ervoor dat de boodschap iedereen daadwerkelijk bereikt. De laatste stap is ervoor zorgen dat de communicatieomgeving zelf niet de volgende beperking wordt.

Een volgende ruimte moet eenvoudiger kunnen worden toegevoegd dankzij wat al is geleerd. Een nieuwe vestiging moet profiteren van de standaarden die op de eerste locatie zijn vastgesteld. Uitbreiding naar een ander land moet opgebouwde kennis meenemen in plaats van alles opnieuw te laten beginnen. Dat betekent niet dat een organisatie vandaag al moet investeren in een toekomst die misschien nooit werkelijkheid wordt. Het betekent wel dat beslissingen van vandaag die toekomst niet onnodig mogen afsluiten.

De juiste communicatieomgeving kan beginnen met één ruimte, klein blijven of ver voorbij de oorspronkelijke omvang groeien. Schaal, geografie en technologie kunnen in de loop der tijd veranderen. Wat moet blijven, is een systeem dat mensen begrijpen, dat IT kan beheren en waarop de organisatie kan voortbouwen — zonder eerdere beslissingen telkens weer ongedaan te moeten maken zodra de behoefte verder gaat dan oorspronkelijk voorzien.

DEKOM — Always Intelligent

Uw eerste vergaderruimtes plannen, een bestaande omgeving uitbreiden of meer consistentie aanbrengen in wat in de loop der tijd is gegroeid? Praat met DEKOM over een communicatieomgeving die vandaag werkt zonder te beperken wat morgen mogelijk is.