Gestion de l'espace de travail

Le Workspace Management est un concept global qui vise à maximiser la productivité et l'efficacité des espaces de bureau. Il englobe différents aspects afin d'améliorer l'expérience globale sur le lieu de travail.

Utilisation judicieuse de la gestion de l'espace de travail

Gestion de l'espace de travail au niveau stratégique

La gestion de l'espace de travail permet d'adapter l'offre de postes de travail à la stratégie de l'entreprise et aux besoins en matière de postes de travail, tant sur le plan qualitatif que quantitatif. Tout développement, qu'il s'agisse d'une expansion, d'une fusion, de l'ouverture de nouveaux marchés ou d'aspects culturels, démographiques ou de politique du personnel, a un impact sur le nombre et le type d'espaces de travail nécessaires.

Si la stratégie en matière d'espace de travail prévoit par exemple l'introduction de postes de travail flexibles ou partagés, de nouveaux concepts de coopération ou davantage de travail à domicile, cela a une grande influence sur les besoins futurs en bâtiments, surfaces, équipements, services et processus.

Gestion de l'espace de travail au niveau tactique

Workspace Management met en œuvre la stratégie que vous avez choisie, surveille l'utilisation de vos locaux et améliore les concepts de postes de travail. Elle comprend des analyses visant à optimiser les espaces et les postes de travail ainsi que la coordination des processus de changement.

Avec le logiciel Workspace idéalement implémenté, vous pouvez créer des environnements de travail plus efficaces et plus efficients et optimiser vos processus de travail. Vous obtenez ainsi un aperçu chiffré de l'utilisation et de l'occupation des espaces de bureau. Vous pouvez ainsi planifier des locaux supplémentaires si nécessaire ou utiliser les espaces inutilisés à d'autres fins.

Gestion de l'espace de travail au niveau opérationnel

L'excellence opérationnelle et la flexibilité sont essentielles pour une gestion réussie de l'espace de travail. En effet, que se passe-t-il lorsque des collaborateurs arrivent au bureau et ne trouvent pas de poste de travail libre ou ne peuvent pas réserver de salle de réunion ? Ou pire encore, si la salle de réunion réservée est déjà occupée ?

La gestion opérationnelle de l'espace de travail y remédie en évitant le chaos dû à l'incertitude dans le travail quotidien. Il offre des solutions intelligentes pour la recherche, la réservation et l'occupation des espaces de travail nécessaires. Les collaborateurs sont soutenus efficacement afin de trouver et d'utiliser sans problème les ressources dont ils ont besoin.

Avantages de la gestion de l'espace de travail

Effectuer les changements appropriés pour maximiser l'utilisation.
Permettre à chaque employé d'être productif
Respectez les réglementations nouvelles et existantes en matière d'espace de bureau
Allégez la charge de travail de votre service informatique
Réduisez les coûts liés aux biens immobiliers ou à l'électricité inutilisés
Profitez des avantages des espaces de travail flexibles
Assurez-vous que les clients/partenaires soient servis rapidement et ne doivent pas attendre
Facilitez la planification et la gestion de votre personnel

Domaines d'application des logiciels de gestion de l'espace de travail

Desking à chaud

Les logiciels de gestion de l'espace de travail permettent de réserver et d'attribuer efficacement des espaces de travail et de collaboration. Les collaborateurs peuvent réserver à l'avance leur poste de travail et leur place de parking, ce qui est particulièrement important pour les postes de travail flexibles. En outre, le logiciel offre un aperçu rapide de la présence des collaborateurs au bureau et indique leur emplacement actuel.

Logiciel Receptionist

Les solutions de réceptionniste virtuel vous permettent d'accueillir les visiteurs de manière professionnelle et de simplifier le processus d'inscription. Les visiteurs peuvent s'inscrire et annoncer leur arrivée. Ils sont ensuite automatiquement accueillis et admis. Le logiciel informe également l'hôte de l'arrivée du visiteur afin de garantir une communication fluide.

Réservation de salles

Workspace Management permet non seulement de travailler de manière flexible avec le hot desking, mais aussi de réserver facilement des salles de réunion. Cela permet de mieux coordonner les réunions et de les organiser plus efficacement. Le logiciel indique que la salle de conférence réservée est occupée afin d'éviter les malentendus. Il fournit en outre des données utiles sur l'occupation et l'utilisation des salles.

Logistique et sécurité

Enfin, la logistique et la sécurité jouent également un rôle important dans la gestion des espaces de travail. L'examen des données d'utilisation permet d'avoir un aperçu pratique de la consommation des ressources, comme le mobilier, les appareils et les matériaux. En outre, il comprend dans une application des mesures visant à garantir la sécurité sur le lieu de travail, comme par exemple la protection contre les incendies ou les plans d'urgence.