Tipps für eine perfekte Videokonferenz-Umgebung

Videokonferenz wird immer wichtiger, um sicherzustellen, dass Unternehmen in jeglichen Situationen effektiv zusammenarbeiten können, auch vom Home-Office aus. Auch Unternehmen, die zuvor nie Videokonferenzen benötigten, sind nun aktive Nutzer. Daher gibt es eine Menge Neulinge, die mit der Materie noch nicht vertraut sind und daher nicht wissen, wie Sie sicherstellen können, dass die Zusammenarbeit standortunabhängig genauso gut funktioniert wie Vorort. Hier in diesem Artikel finden Sie Tipps, um eine perfekte Videokonferenz-Umgebung für sich zu schaffen. 

Tipps zur Raumgestaltung-/Farbgebung

  • Gut geeignet für Videokonferenz-Räume sind die Farben Blau, Grau oder auch ein warmes Beige
  • Gemusterte Hintergründe sind ebenso wenig zu empfehlen wie reines Schwarz oder Weiß
  • Insgesamt wird ein niedriges Kontrastverhältnis zwischen Vorder- und Hintergrund angestrebt
  • Die Teilnehmer sind am besten in gedeckten Farben gekleidet
  • Streifen und Karos sollten aufgrund möglicher Interferenzbildung vermieden werden

Tipps zur Beleuchtung

  • Von vorn oder schräg von vorn
  • Möglichst keine bewegten (sich bewegenden) Schatten auf den Hintergrund werfen
  • Bei seitlichem Licht ist eventuell nur eine Gesichtshälfte erkennbar
  • Bei Gegenlicht werden Personen zu dunkel abgebildet
  • Weiches Licht ist vorteilhaft; erreichbar durch großflächige oder indirekte Beleuchtung
  • Diffuses (verteiltes) Licht ist Spotlichtern vorzuziehen

Tipps zum Sitzarrangement

  • Achten Sie bei der Sitzordnung darauf, dass alle Beteiligten einen guten Blick auf die Monitore oder das Beamerbild haben
  • Achten Sie bei der Sitzordnung darauf, dass alle Beteiligten gut von der Kamera erfasst werden können
  • Der Eindruck nicht einzusehender Stellen für die Gegenstelle sollte vermieden werden.
  • Das Arrangement der Sitzmöbel sollte so getroffen werden, dass niemand seinen Nachbarn blockiert
  • Das Mikrofon ist möglichst so zu platzieren, dass alle Teilnehmer den gleichen Abstand vom Mikrofon einnehmen
  • Parabolische oder halbkreisförmige Tische erfüllen diesen Zweck ausgezeichnet.
  • Äußere Lärmquellen sollten abgeschirmt werden.

Tipps zur Positionierung der Videokonferenz-Kamera

  • Positionierung der Kamera bei TV oder Flachbilddisplay
  • Die Kamera sollte immer direkt unter oder über dem Bild der Gegenstelle platziert sein.
  • In einer Videokonferenz ist Ihr Gesprächspartner Kamera und Monitor gemeinsam. Sie schauen gewohnheitsgemäß auf die Gegenstelle, der Blick der Gegenstelle selbst ist aber die Kamera. Sie sollten also immer möglichst direkt in die Kamera schauen. Das bedeutet, dass Kamera und Monitor möglichst eng zusammen positioniert werden, also Kamera auf dem oberen Rand des TVs, LCDs oders Plasmas.

Positionierung der Kamera bei Einsatz eines Beamers

  • Der Standort ist so zu wählen, dass der Beamer nicht in die Kamera strahlt.
  • Zur Herstellung des Blickkontakts hat sich folgende Anordnung bewährt: Der Beamer steht Rücken an Rücken mit dem Videokonferenzgerät. So beeinträchtigt die Lichtleistung des Beamers nicht die Kamera und beide Partner haben Blickkontakt. Natürlich kann der Beamer bei dieser Anordnung durchaus erhöht (unter der Decke) angebracht werden.
  • Bei ausreichend hoher Anordnung des Beamers an der Decke (so dass der Beamer nicht in die Kamera strahlt), kann die Videokonferenz-Kamera auch mittig Ober- oder Unterseite des Beambildes (Leinwand) platziert werden

Tipps zum Thema Video

  • viel Licht (Rauschen des Signals wird verringert)
  • helle Decken und Wände
  • Hintergrund nicht zu hell, sonst erscheinen die Personen zu dunkel, ein z.B. grauer Hintergrund verhindert farbiges Reflexionslicht
  • keine Muster im Hintergrund (diese verursachen unnötige Datenraten und evtl. Interferenzen)
  • günstig ist für den Hintergrund und den Fußboden dieselbe Farbe
  • keine klein gemusterten Sachen tragen
  • Blau ermöglicht Trickeinblendungen
  • Bei MCU-Nutzung empfiehlt es sich, ein Schild mit der Standortbezeichnung vor sich aufzustellen

Tipps zum Thema Audio

  • Schallarmer Raum zur Unterdrückung von Hall und Rückkopplungen
  • Hintergrundgeräusche minimieren (Geräte entfernen, Fenster zur lauten Straße schließen, keine laufenden lauten Server, Drucker/Kopierer, Klimaanlage überprüfen oder gegebenenfalls ausschalten, Türen schließen) • Reflexionsfreie Wände und Decken (textilbespannt oder rau)
  • Reflexionsfreier Fußboden (textiler Fußbodenbelag)
  • Bei fest installierten Beschallungsanlagen empfiehlt sich zur Vermeidung von Brummstörungen eine galvanische Trennung mit einem Trennübertrager.
  • Abstand zwischen Lautsprecher und Mikrofon mindestens das Fünffache des Abstandes vom Sprecher zum Mikrofon
  • Der Lautsprecher sollte in Richtung der geringsten Empfindlichkeit des Mikrofons aufgestellt werden (meist hinter dem Mikrofon). Richtmikrofone sind nicht zu empfehlen, weil diese sehr viele Hintergrundgeräusche aufnehmen
  • Für Einzelpersonen ist immer ein Headset oder Krawattenmikrofon zu empfehlen. Damit wird ein geringer und konstanter Mikrofonabstand gewährleistet. Rückkopplungen sind so nahezu unmöglich.
  • Für Gruppen an einem Standort empfiehlt sich ein nahempfindliches Standmikrofon (dynamisches Mikro), an das der Sprecher herantritt, einzelne Krawattenmikrofone oder herumzureichende Funkhandmikrofone.
  • Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen ist es erforderlich, dass alle Personen direkt an dem Tisch sitzen und Stöße am Tisch durch Stühle, Füße, Stifte, usw. vermeiden.
  • Eine geringe Rückkopplung des Audiosignals vom Lautsprecher zum Mikrofon kann dem Gesprächspartner das Gefühl für die Zeitverzögerung der Übertragung geben: Die eigene Sprache kommt beim Sprecher mit 1 bis 3 Sekunden Verzögerung an. Ist diese Rückkopplung zu laut, wird der Sprecher im Redefluss behindert, da er sich selbst ständig ins Wort fällt. Wird sogar die Stabilitätsgrenze überschritten, entsteht lautes rhythmisches Pfeifen.
  • Mit einer Abtrennung für den Videokonferenzbereich kann in größeren Räumen mit mehreren Arbeitsplätzen die gegenseitige akustische Störung verringert werden.
  • Bei längeren Sprechpausen das Mikrofon abschalten.

Tipps zur Bedienung von Videokonferenzanlagen

  • Setzen Sie sich schon vor der Konferenz mit der Bedienung des Videokonferenzsystems auseinander.
  • Legen Sie die wichtigsten Kamerapositionen fest und speichern diese. Klassische Positionen sind die Totale, der bzw. die Sprecher im Großformat.
  • Machen Sie mit uns eine Testkonferenz im Vorfeld, um zu sehen, wie Sie die Kamera der Gegenstelle steuern.

Tipps zur Durchführung wirkungsvoller Meetings

  • Vor jeder Sitzung oder Veranstaltung gilt: Testen Sie das System und Ihr Quellmaterial.
  • Augenkontakt entsteht, wenn Sie in Richtung Kamera blicken, nicht zum empfangenen Bild (LCD, Beamer etc.) hin. Vergewissern Sie sich, dass die Kamera möglichst nahe im oberen mittleren Bereich Ihrer Video-Empfangsanzeige (LCD, Beamer etc.) positioniert ist. Dies erzeugt den Eindruck eines guten, intensiven Augenkontaktes.
  • Sprechen Sie laut und deutlich. Wenn Sie undeutlich sprechen und von der neben Ihnen sitzenden Person nicht richtig verstanden werden, haben auch die Menschen am anderen Ende Probleme Sie zu verstehen.
  • Kameras und Videoanzeigen lassen alles gerne etwas „imposanter“ erscheinen. Nervöses Auftreten und kleine, wiederholt auftretende Gesten werden dabei verstärkt und lenken ab.
  • keine Hin-und-her- oder Auf-und-ab-Bewegungen, nicht „herumspielen“ (mit Kugelschreibern, Bleistiften, Papieren, Brillen oder Wechselgeld in der Hosentasche usw.).
  • Entspannen Sie sich. Es ist auch nicht anders als bei anderen Sitzungen, außer dass Personen teilnehmen, die nicht körperlich im gleichen Raum anwesend sind.
  • Wenn Sie eine Videokonferenz hergestellt haben, nimmt die Elektronik des Systems gewissenhaft alle Bilder und Worte auf. Schlagfertige Anmerkungen, Wortspiele und beiläufige Bemerkungen oder auch herabwürdigende Gesten wie Augenrollen werden am anderen Ende noch deutlicher wiedergegeben. Gehen Sie davon aus, dass man Sie ständig sehen und hören kann, selbst wenn die Kamera nicht in Ihre Richtung zeigt und Sie nicht aktiv angesprochen worden sind, z.B. in Mehrpunktkonferenzen.
  • Beachten Sie: Es handelt sich hierbei um eine Videokonferenz, nicht ums Fernsehen. Eine Videokonferenz ist nach beiden Richtungen ausgelegt. Fernsehen ist passiv und wird nur in eine Richtung ausgestrahlt, dies wird gerade am Anfang vor der Gewöhnung an die Videokonferenz-Technik gern vergessen.
  • Bieten Sie den Teilnehmern am anderen Ende die Chance, sich zu integrieren. Liefern Sie abwechslungsreiches Quellmaterial und zeigen Sie visuell interessante Gegenstände, die Reaktionen hervorrufen.

Tipp zum Thema Datensicherheit

  • Anders als sonst üblich, wird Ihr sensibles Firmennetzwerk von DEKOM gar nicht genutzt. DEKOM verwendet separate Datenleitungen für Videokonferenz - also 100 % Datensicherheit für Sie. Zusätzlich können Sie Ihre Videokonferenz AES-verschlüsseln. Die Daten werden verschlüsselt versendet und erst vom Partnersystem wieder entschlüsselt.