Ein „Virtual Leader“ muss, über die Distanz hinweg, in der Lage sein, sein Team zu motivieren und zu fördern, aber auch mögliche Konflikte zu erkennen und zu beheben. Dabei liegt die Herausforderung darin, die Gefühlslage der Mitarbeiter zu erkennen, obwohl sie nicht Face-to-Face gegenübersitzen. Nicht nur deshalb sollte er mit viel Fingerspitzengefühl auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter eingehen, und notwendige Kritik immer sachlich und konstruktiv äußern.
Außerdem sollte ein „Distance Leader“ die gemeinsamen Ziele klar definieren, Aufgaben transparent strukturieren und diese verständlich an sein Team kommunizieren. Doch vor allem sollte er seinem Team ein WIR-Gefühl vermitteln und Vertrauen in seine Teammitglieder und ihr eigenständiges Arbeiten haben.
Um eine reibungslose Zusammenarbeit – auch ohne physische Präsenz – zu gewährleisten, spielt natürlich die technische Ausstattung eine große Rolle. Dabei sind eine stabile Internetverbindung, ein PC oder Laptop und eine vernünftige Kamera genauso wichtig, wie die Software für die Projektplanung und Kommunikation im Team. Denn Tools für Videokonferenzen (mit Screen-Sharing-Funktion), Gruppenchats, Projektplanung, Dateifreigabe (mit Kommentarfunktion), Terminplanung und Datenspeicherung machen eine erfolgreiche virtuelle Teamarbeit erst möglich.
