Einrichten Ihres Videokonferenzraumes

Sie können die Videotechnik in vielen verschiedenen Umgebungen einsetzen – Boardroom, Vorstandsetage, Produktionshalle, Großraumbüro oder Home­Office. Mit Hilfe von wenigen einfachen Anpassungen können Sie sicherstellen, dass alle Meetings mit bestmöglicher Video­ und Audioqualität über tragen werden.

Hintergrund:

  • Denken Sie daran, dass die Kamera auch das zeigt, was sich hinter Ihnen befindet. Sorgen Sie daher für einen ruhigen Hintergrund mit neutraler Farbgebung, mittlerem Kontrast und weicher Oberflächenstruktur. Wichtig: Vermeiden Sie Muster an den Wänden.
  • Vermeiden Sie ebenso bewegliche Hintergründe wie Vorhänge in Zugluft oder Menschen, die hinter Ihnen entlang gehen. Dadurch sinkt die Bildqualität und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer am anderen Ende wird unnötig gestört.
  • Platzieren Sie die Kamera nicht vor einem Türeingang.
  • Wählen Sie einen hellen Tisch, der das Licht nicht reflektiert. Ein heller Echtholz­tisch hat sich als vorteilhaft erwiesen.
  • Vermeiden Sie unnötige Möbelstücke oder Unordnung im Raum. 

Beleuchtung:

  • Vermeiden Sie direkte Lichteinstrahlung auf Menschen, Präsentationsgegenstände oder auf die Kameralinse. Direkte Beleuchtung erzeugt scharfe Kontraste und wirft Schatten. Ende wird unnötig ab­gelenkt.
  • Gibt es im Raum keine ausreichenden Lichtverhältnisse, so sollten Sie indirekte, künstliche Beleuchtung einsetzen. Indirekte Beleuchtung aus abgeschatteten Quellen oder von hellen Wänden reflektiertes Licht sorgt meist für hervorra­gende Ergebnisse.
  • Lampen des Typs „Tageslicht“ sind am effektivsten. Vermeiden Sie farbige Beleuchtung, die zu einem getönten Bild führen kann.
  • Stellen Sie keine reflektierenden Weißwandtafeln direkt hinter einen Teilnehmer oder an Stellen, an denen diese das Licht reflektieren und einen Blendeffekt  hervorrufen könnten. Falls solche Tafeln nicht benötigt werden, entfernen Sie diese komplett.

Aufstellung:

  • Stellen Sie das Videosystem in einer Entfernung von etwa 60 - ­100 cm von der sprechenden Person auf. Achten Sie auf einen möglichst natürlichen Eindruck.

Einrichtung:

  • Stellen Sie das Gerät auf „Automatische Antwort“, aber schalten Sie das Mikrofon stumm.
  • Stellen Sie die Kamera mittig auf das Gerät.

Für Desktop-Videokonferenzsysteme:

  • Das Videogerät sollte in der Nähe Ihres PC aufgestellt werden, zusammen mit Ihren täglich benutzten Arbeitsmitteln. Auf diese Weise können Sie problemlos Präsentationen für andere bereitstellen, ohne sich bewegen zu müssen. Vielleicht können Sie Ihr Videosystem sogar als PC Monitor einsetzen.
  • Verwenden Sie in Großraumbüros ein Headset, damit andere Mitarbeiter nicht gestört werden.

Für Besprechungsräume:

  • Stellen Sie das Mikrofon vorne auf den Tisch, damit alle Teilnehmer akustisch er­fasst werden können. Als optimal hat sich eine Position etwa 2 Meter vor dem System herausgestellt, auf einer glatten Oberfläche mindestens 30cm von der Tischkante entfernt.
  • Die Dokumentenkamera sollte sich möglichst nahe bei dem Konferenzleiter oder dem technischen Verantwortlichen befinden. Denken Sie daran, sämtliche Peripheriegeräte so aufzustellen, dass ein Teilnehmer sie alle erreichen kann, um während der Konferenz auf etwas hinzuweisen, die Anzeige zu wechseln, Aufzeichnungen zu starten oder andere notwendige Handgriffe durchzuführen.
  • Um eine möglichst natürliche Konferenzumgebung herzustellen, sollten Sie die Kamera oben mittig auf den Empfangsbildschirm stellen. Die Kamera sollte direkt auf die Konferenzteilnehmer gerichtet sein, damit ein Blickkontakt mit den Teilnehmern am anderen Ende der Leitung gewährleistet ist.
  • Ein mit Teppich ausgelegter Raum absorbiert Geräusche und verhindert Echo­probleme. 

Lautstärke des Lautsprechers:

  • Das Audiosystem nutzt die in den Monitor integrierten Lautsprecher oder das Digital Natural Audio Module von Cisco (Cisco (Cisco (Tandberg)). Sie können die Standardlautstärke einstellen, indem Sie mit der Fernbedienung die Lautstärke des Bildschirmes einstellen.

Helligkeit:

  • Die Helligkeit, Farben und andere Einstellungen werden über die eigene Fern­bedienung des Bildschirms eingestellt. Passen Sie die Bildschirmeinstellungen an die Bedingungen des Konferenzraumes an. Die von Cisco (Cisco (Cisco (Tandberg)) eingesetz­ten Bildschirme verfügen über sehr einfach bedienbare Bildschirmmenüs (OSD). Weitere Angaben zur Konfiguration des Bildschirms entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung.