Webconferenties behoren inmiddels tot de dagelijkse praktijk

Bedrijven besparen in toenemende mate tijd en reiskosten.

dpa / In veel ondernemingen horen vergaderingen met collega's via internet tot de dagelijkse praktijk. Met name internationaal opererende bedrijven organiseren steeds vaker web- of videoconferenties, om tijd en reiskosten te besparen. Dat blijkt uit een enquête die de Deutsche Presse-Agentur dpa onlangs uitvoerde. Desondanks vormen deze systemen geen gevaar voor persoonlijke gesprekken. Enkele bedrijven gebruiken daarnaast nog steeds telefoon en e-mail als communicatiemiddel.

10.09.2008 -

"Voor bijeenkomsten die op korte termijn belegd worden of voor teams die op verschillende locaties ter wereld actief zijn, is het een geweldige oplossing", vast Iris Eidling, persvoorlichter bij SAP, de voordelen van conferenties samen. De directie van het grootste softwarebedrijf van Europa heeft in augustus besluiten met betrekking tot de planning virtueel genomen. Ongeveer de helft van het tienkoppige gremium was vanuit vestigingen als het hoofdkantoor in Walldorf of Parijs verbonden met bestuursvoorzitter Henning Kagermann, die zich in de Amerikaanse vestiging in Palo Alto bevond.

"Met de winstmarge in het achterhoofd zijn reiskosten een belangrijke factor", verklaart Eidling. In tegenstelling tot een e-mailwisseling spelen op het beeldscherm ook aspecten als lichaamstaal en het gesproken woord een belangrijke rol. SAP maakt al tien jaar gebruik van online-communicatie.

Collega's in 50 landen per muisklik bereikbaar

Als gevolg van de toenemende grensoverschrijdende samenwerking spreken ook steeds meer werknemers van Bosch over de hele wereld met elkaar af via een computerverbinding. De grootste toeleverancier van auto-onderdelen heeft vestigingen in meer dan 50 landen. In augustus 2007 hadden volgens Dirk Haushalter, woordvoerder van Bosch, 1.500 zogenaamde moderatoren een webconferentie georganiseerd. In augustus van dit jaar waren dat er al 2.500.

In plaats van aan de vergadertafel melden deelnemers aan een webconferentie zich eerst op het beeldscherm van de gespreksleider of moderator, die eerder al de uitnodiging heeft verstuurd. Daarna kunnen gezamenlijk teksten, afbeeldingen of presentaties bekeken of besproken worden. Tijdens de conferentie kunnen deelnemers met elkaar chatten of spreken. "Telefoonconferenties zijn nog steeds erg populair voor internationale gesprekken met meerdere medewerkers uit verschillende regio's", moet Haushalter echter toegeven. Een ontmoeting van aangezicht tot aangezicht blijft daarnaast ook belangrijk.

Hulpmiddelen als gedeelde toegang tot documenten of een doelgerichte leiding van de conferentie zorgen ervoor, dat online-communicatie ook voor het grootste farmaceutische concern ter wereld, Pfizer, erg aantrekkelijk is. Een woordvoerder van het bedrijf uit Karlsruhe ziet nadelen in de kwaliteit van het geluid, haperende hardware, het continu vereiste onderhoud en benodigde trainingen.

Een hogere flexibiliteit voor onverwachte bijeenkomsten

Naast de besparing op de reiskosten waardeert de grootste suikerproducent van Europa, Sudzucker, vooral dat door de toepassing van moderne communicatiemiddelen bijeenkomsten spontaan en op relatief korte termijn kunnen plaatsvinden. Het bedrijf uit Mannheim is erg tevreden over de mogelijkheden van de systemen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en de tamelijk geringe vereiste technische voorkennis. Machinebouwer Homag uit Shopfloch (regio Freudenstadt) gebruikt volgens een woordvoerster vooral tijdens de ontwerpfase steeds vaker videoconferenties, om productiefaciliteiten in Duitsland, China of Brazilië met elkaar in contact te brengen.

Intersport, de in meer dan 30 landen aanwezige winkelketen voor sportartikelen uit Heilbronn, heeft nog geen behoefte aan communicatie via internet. Volgens een woordvoerder wordt voor belangrijke besluiten wel gebruik gemaakt van telefoonconferenties. Ook diepdrukspecialist Schlott uit Freudenstadt of chocoladeproducent Ritter Sport uit Waldenbuch maken tot nu toe nog geen gebruik van webconferenties. Bausparkasse Schwäbisch Hall communiceert volgens een voorlichter vooral per e-mail of telefoon met medewerkers in de buitendienst. Belangrijke ontwikkelingen worden echter per satelliet uitgezonden op een eigen televisiekanaal.

Bedrijven zien als verreweg grootste voordeel van webconferenties de besparing van tijd en geld. Dit blijkt uit een in opdracht van Netviewer uitgevoerde enquête onder bedrijven in Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittannië. Netviewer is een aanbieder van webconferenties uit Karlsruhe. Als belangrijkste negatieve eigenschap van online-ontmoetingen vinden ze desgevraagd het ontbreken van persoonlijk contact. Werden webconferenties in de beginperiode vooral voor interne communicatiedoeleinden gebruikt, in de toekomst zullen ze daarnaast steeds meer toegepast worden voor het contact met bijvoorbeeld klanten.

Bron: http://www.teltarif.de/arch/2008/kw37/s31232.html