DEKOM (voorheen ViDOFON) in de Frankfurter Allgemeine Zeitung op 12-03-2008

DEKOM (voorheen ViDOFON) wordt geciteerd in een artikel in de Frankfurter Allgemeine Zeitung van 12-03-2008.

09.02.2009 -

Een verbinding met New York

door Josefine Janert

De aankomend werktuigbouwkundig ingenieur zat in Duitsland, de begeleider die zijn scriptie had gelezen in São Paulo. Dankzij een videoconferentie kon de man in Brazilië toekijken en meepraten terwijl de kandidaat aan de TU Dresden zijn scriptie verdedigde. De testpersonen waren het na anderhalf uur op een punt eens. Reiskosten werden niet gemaakt. "Voor een dergelijke videoconferentie hoeft iedere partner slechts over een computer, een camera en een microfoon te beschikken", zegt Wolfgang Wunsch. Hij is hoofd van het expertisecentrum voor videoconferentiediensten aan de TU Dresden. Zijn medewerkers onderzoeken de actuele hard- en software en adviseren de leden van een Duits netwerk van wetenschappers.

Niet alleen op universiteiten, maar ook in de zakenwereld worden videoconferenties steeds populairder. Volgens de Duitse branchevereniging BITKOM worden ze door vrijwel alle ondernemingen gebruikt die over de hele wereld actief zijn. Conferenties, waaraan deelnemers van meer dan twee locaties kunnen deelnemen zijn erg populair. Productmanagers van verschillende vestigingen ontmoeten elkaar op een afgesproken tijdstip voor de camera om verkoopstrategieën te bespreken. Toeleveranciers bespreken met hun klant details van de carrosserie van een auto. De monitoren tonen niet alleen de deelnemers van de videoconferentie. De medewerkers hebben tegelijkertijd ook de mogelijkheid om teksten, afbeeldingen, driedimensionale objecten en Powerpoint-presentaties te bekijken. "Ingenieurs die zich in verschillende steden bevinden, kunnen op de blauwdrukken van een gebouw de wanden eenvoudig verplaatsen", zegt Wunsch.

De kosten bedroegen meer dan 100.000 mark

Videoconferenties bestaan al sinds het eind van de jaren tachtig van de vorige eeuw. Destijds kostte het ongeveer 100.000 mark om een ruimte met de vereiste technologie uit te rusten. Normaal gesproken kwamen daar nog aansluitkosten ter hoogte van 20.000 mark bij en een maandelijkse huur van 1.500 mark voor de breedbandaansluiting. Een verbinding van een uur binnen Duitsland kostte 600 mark, met het buitenland zelfs 1.500 mark. Het waren vooral directies die deze communicatievorm gebruikten, ook vanwege het prestige. Eenvoudige apparaten zijn tegenwoordig al voor 5.000 euro verkrijgbaar. "De kosten voor een telefoonverbinding zijn tegenwoordig zo laag, dat ze voor niemand meer een issue zijn", zegt Hermann J. Schanz, marketingchef voor de zakelijke markt bij electronicaconcern Sony.

Producenten als Sony en het middelgrote bedrijf DEKOM (voorheen ViDOFON) uit Hamburg gebruiken het debat rond de bescherming van het klimaat om te beargumenteren dat de uitstoot van kooldioxide door het gebruik van videoconferenties zal afnemen, omdat eenvoudigweg minder dienstreizen nodig zijn. "Vroeger waren de halfjaarlijkse reizen naar New York een wijze van beloning voor managers", zegt Jörg Weisflog, directeur van DEKOM (voorheen ViDOFON). "Intussen ervaren veel mensen het als een belasting om iedere twee maanden het vliegtuig te moeten nemen naar de andere kant van de oceaan voor een vergadering van twee uur."

De loze tijd kan door medewerkers beter gebruikt worden.

Sony-baas Schanz voert aan, dat door gebruikmaking van de nieuwe techniek "medewerkers loze tijd kunnen omzetten naar netto-werktijd". In plaats van te wachten op het vliegveld of in het hotel, schuift de medewerker meteen na afloop van de videoconferentie weer achter zijn bureau aan en kan hij verder werken. Weisflog vindt het alleen jammer, dat Amerikanen en Britten de technologie eerder omarmen: "Duitsers zijn in het begin altijd een beetje sceptisch - zoals zo vaak bij nieuwe technologie." Een reden voor een snellere acceptatie in Engelstalige landen wordt veroorzaakt door het feit dat videobeelden daar vaker gebruikt worden tijdens de dagelijkse werkzaamheden en ook telefoonconferenties vaak gebruikt worden.

Wie voor een internationaal opererende onderneming werkt, ontkomt ook in ons land niet aan videoconferenties. Carl Zeiss AG heeft wereldwijd de beschikking over 39 systemen. Alleen al op het hoofdkantoor in Oberkochen staan er twintig. "Ze worden vaak gebruikt", zegt de voorlichter van Zeiss, Jörg Nitschke. De toegang tot het systeem is "niet afhankelijk van je plaats in de hiërarchie". Wie met een collega of een klant op een andere locatie wil overleggen, kan daarvoor een ruimte reserveren - van beleidsmedewerkers tot directieleden.

Personeelsmanager schuift aan tijdens sollicitatiegesprek

Bij netwerkprovider Cisco Systems schuiven personeelmanagers tijdens sollicitatiegesprekken via een videoconferentieverbinding aan. Bij Sony en andere concerns worden medewerkers die thuis werken via camera en microfoon actief betrokken bij vergaderingen. Ook kleine en middelgrote bedrijven maken gebruik van het communicatiemiddel, met name wanneer ze over internationale contacten beschikken of een bepaalde affiniteit hebben met de ict-branche.

Videoconferenties zijn niet voor iedere gesprekssituatie geschikt Voor het eerste contact met een nieuwe klant is het niet erg handig. De eerste keer is een echt persoonlijk contact belangrijk. Ook in het kader van sollicitaties volgt na het eerste gesprek per videoconferentie meestal nog een tweede, waarbij de kandidaat in gesprek gaat met de personeelschef. Een persoonlijke indruk is daarbij belangrijk.

Voor personen die elkaar al kennen, leveren videoconferenties een enorme tijdsbesparing op. "Als ik met collega's in ons kantoor in het Verenigd Koninkrijk in gesprek ga over prijzen en de ontwikkeling van nieuwe producten, wil ik graag van hun gezichten kunnen aflezen of de boodschap is aangekomen", zegt Sony-expert Schanz. Over de telefoon krijg je zulke zaken niet mee. Je weet niet of de gesprekspartner wel meeluistert of dat hij daarnaast zijn e-mail controleert of zelfs zijn nagels schoonmaakt. Ziet iemand er sceptisch of geïrriteerd uit? Zijn er misverstanden? "In tegenstelling tot een telefonische vergadering is ook altijd duidelijk, wie er aan het woord is", vertelt communicatie-adviseur Carolin Ludemann uit Stuttgart. Deelnemers kunnen via een handgebaar kenbaar maken dat ze wat willen zeggen en hoeven elkaar zo niet in de rede te vallen.

Op je gemak en in topvorm

Dankzij de technologische vooruitgang is het intussen daadwerkelijk mogelijk, om gezichtsuitdrukkingen en gebaren van gesprekspartners te bestuderen. De eerste conferentiesystemen leverden behoorlijk onduidelijke beelden. Momenteel leveren meerdere producenten apparatuur met zogenaamde HD-kwaliteit. Ook het oppervlak van het scherm is nu groter. "Veel bedrijven zorgen ervoor dat de vergaderzalen in alle vestigingen volgens dezelfde stijl is ingericht", vertelt Ludemann. Een blik op de monitor bewijst het: Aha, ook de collega's in Madrid en Parijs hebben dezelfde ronde tafels. Ik voel me meteen thuis en ben in mijn beste vorm.

Tips voor videoconferenties

  • De gespreksleider verstuurd vooraf eventueel noodzakelijke documenten en deelt mee in welke taal de vergadering zal plaatsvinden. Hij controleert tijdig, of de verbinding tot stand is gebracht.
  • De kleding is dezelfde als tijdens normale vergaderingen.
  • Iedere deelnemers plaatst een bordje met daarop hun naam en locatie. Eerst is er een korte voorstelronde.
  • De gespreksleider leidt het gesprek, een tweede persoon beheert de techniek.
  • De gespreksleider herhaalt na ieder agendapunt nogmaals de doelstellingen en de gemaakte afspraken, zodat deze bindend zijn. Tijdens een videoconferentie moeten deelnemers zich meestal beter concentreren op datgene wat gezegd wordt dan tijdens conventionele vergaderingen. 

Tekst: F.A.Z., 08-03-2008, Nr. 58 / pagina C5 

Bekijk hier het volledige artikel (PDF ca. 122KB)