Actueel onderzoek van Polycom laat zien:

Videoconferentie is tot 2016 het gewenste communicatiemiddel in het bedrijfsleven

Polycom dummy image
13.11.2013 -

Niet minder dan 1.205 zakelijke beslissers in 12 landen zijn ondervraagd voor het onderzoek "Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends", in opdracht van Polycom. Het onderzoek toont aan dat videoconferentie de samenwerking in het team verbetert en zowel psychische als culturele afstanden tussen collega's overbrugt. Video wordt wereldwijd meer en meer vertegenwoordigd in het bedrijfsleven.

Bijna iedere (96 procent) ondervraagde is van mening dat videoconferentie afstanden overbrugt en de productiviteit van teams in verschillende steden of landen verbetert. Op de vraag welk communicatiemiddel de ondervraagden op dit moment het meest gebruiken staat videoconferentie derde met 47 procent, achter e-mail (89 procent) en telefoongesprekken (64 procent). Dezelfde respondenten zien video in drie jaar tijd als gewenst communicatiemidel  (52 procent), gevolgt door e-mail (51 procent) en telefoongesprekken (37 procent). Degenen die gebruik maken van videoconferentie zien de volgende drie voordelen in de technologie: betere samenwerking met wereldwijd verspreide collega's (54 procent), meer duidelijkheid over de besproken onderwerpen (45 procent) en efficiënter vergaderen (44 procent).

Ongeveer driekwart van de ondervraagden maakt op dit moment al gebruik van videoconferentie op het werk en 56 procent neemt minstens een keer per week deel aan een video-vergadering. In Brazilië, Singapore en India lopen deze cijfers beduidend snel op: meer dan twee-derde van de ondervraagden neemt minstens een keer deel aan video-vergaderingen. Ook thuis wordt videoconferentie veelvuldig gebruikt. 83 procent geeft aan consumenten video-oplossingen te gebruiken in huis en 50 procent geeft aan dit minstens een keer per week te doen.

Het onderzoek toont aan dat laptops en desktops de gewenste apparaten zijn voor zakelijke videoconferentie (75 procent van de ondervraagden), gevolgt door conferentieruimten (48 procent) en mobiele apparaten (42 procent).

In de komende drie jaar zullen laptop- en desktop- video-oplossingen nog steeds de voorkeur hebben (72 procent), maar zal het gebruik van mobiele- en conferentieruimte-oplossingen ook stijgen, met respectievelijk 55 en 51 procent.

 

Aanbevelingen voor ideale videoconferentie-omgevingen

Het onderzoek levert ook belangrijke inzichten in welk gedrag past bij een ideale video meeting en wat men als storend ondervindt. De ondervraagden beoordelen de volgende criteria als het meest belangrijk voor een ideale video meeting:

  • De mogelijkheid om iedere deelnemer goed te verstaan (68 procent)
  • Eenvoudige en gebruiksvriendelijke technologie (60 procent)
  • Het oogcontact met de deelnemers moet goed te zien zijn (58 procent)

De dingen die als storend worden ondervonden gedurende video meetings en hierdoor ook moeten worden vermeden zijn:

  • Het afgaan van mobiele telefoons tijdens een meeting (58 procent)
  • Deelnemers die inbellen vanuit ongepaste locaties, zoals in het verkeer of in een winkel (52 procent)
  • Deelnemers die bezig zijn met andere dingen, of afgeleid zijn, zoals het typen op toetsenborden (51 procent)
  • Verstoringen op de achtergrond, zoals door collega's, muziek en harde geluiden (50 procent)

Wat in het ene land als storend wordt gevonden, maakt in een ander land niet veel uit

Het onderzoek belicht de meningen van zakelijke beslissers in verschillende landen. Activiteiten met betrekking tot video worden in het ene land als storend ondervonden, terwijl deze in een ander land worden geaccepteerd.

  • Het uiterlijk is van belang. Op de vraag of het storend is dat een deelnemer geen business-kleding aanheeft antwoorden velen in Singapore, Polen en Inda met "Ja" (26, 23 en 29 procent), terwijl dit in Groot-Brittanië, Rusland en Nederland nog geen 10 procent is.
  • APAC beschouwt video als belangrijk instrument voor internationale communicatie. In Pacifisch Azië is het gebruik van videoconferentie voor internationale communicatie met collega's in verschillende landen belangrijker (65 procent) dan video met collega's in eigen land (57 procent).
  • Nieuwe klanten. India leidt als het gaat om de acquisitie van nieuwe klanten. 60 procent van de respondenten geeft aan hiervoor gebruik te maken van videoconferentie, gevolgd door Rusland (49 procent) en Brazilië (44 procent). Wereldwijd ligt het percentage op 38 procent.
  • Interviews per video. De VS voert de lijst aan: 32 procent van de ondervraagden, die videoconferentie gebruikt, zet het in voor interviews, gevolgd door APAC met 28 procent. 
  • Flexibel werken. De meeste respondenten in de EMEA-regio gebruiken de technologie om informatie uit te delen met collega's in andere landen. Op de tweede plaats gebruiken zij het om flexibele werkomgevingen mogelijk te maken.

Beroepsmatige verschillen

Videoconferentie is via mobiele apparaten of latop praktisch voor iedere medewerker beschikbaar. Uit het onderzoek blijkt dat medewerkers met verschillende functies, video op een iets andere manier gebruiken om afstanden te overwinnen:

CEO's en ondernemers geven aan videoconferentie voornamelijk voor flexibel werk, als meetings tussen verschillende kantoren of lokale meetings gebruiken (beiden 50 procent), gevolgd door internationale meetings (46 procent), new business/sales en bedrijfs- of afdelingsvergaderingen (beiden 39 procent).

In een doorsnee week gebruikt de marketing-afdeling videoconferentie het meest (64 procent gebruikt video minstens wekelijks), gevold door de IT/Engineering-afdeling (62 procent). Wanneer het om dagelijks gebruik gaat, dan zijn de medewerkers van personeelszaken de powerusers (32 procent), gevolgd door Sales (28 procent).

Op het gebied van IT/Engineering en Productie/Logistiek wordt video voornamelijk voor interne meetings gebruikt. Respectievelijk 61 en 58 procent van deze ondervraagdengebruikt video om face-to-face samen te kunnen werken met collega's.

Alle respondenten gebruiken videoconferentie voornamelijk voor meetings met andere kantoren in het binnenland, gevolgd door meetings met kantoren in het buitenland. De overgrote meerderheid van de ondervraagden geeft aan dat het gebruik van videoconferentie belangrijk is, om de culturele afstanden tussen verschillende landen te overbruggen (97 procent). 89 procent wenst een invoering van gedragscodes gedurende een videoconferentie om video nog beter te kunnen gebruiken.